Chiến lược và Kiến trúc hệ thống chuyển đổi số doanh nghiệp
- Giới thiệu
- Phân tích mô hình doanh nghiệp và định hướng phát triển
- Các yêu cầu và phân tích khả thi
- Thiết kế tổng thể kiến trúc hệ thống chuyển đổi số
- Các cấu phần kiến trúc
- Tích hợp và kết nối
- Thiết kế lộ trình hiện thực hóa kiến trúc hệ thống
- Ngân sách chuyển đổi số
- Tổ chức nguồn nhân lực chuyển đổi số
- Quản lý thay đổi trong chuyển đổi số
- Quản trị rủi ro, kiểm soát và tuân thủ trong chuyển đổi số
- Trí tuệ nhân tạo (AI)
- Giới thiệu
Một doanh nghiệp nhỏ, thiết lập và vận hành cửa hàng trên vài sàn thương mại điện tử, trên một số kênh bán hàng online, người chủ doanh nghiệp tự tin tuyên bố doanh nghiệp của anh đã chuyển đổi số thành công.
Một chủ doanh nghiệp khác, quy mô vừa vừa, trong một cuộc trò chuyện cộng đồng, nói rằng tiền đổ ra nhiều rồi mà chưa biết chuyển đổi số đến đâu, thấy cái gì cũng như có mà cái gì cũng thiếu.
Một chủ doanh nghiệp lớn: chuyển đổi số là tất yếu để tồn tại và phát triển, nhưng mà thực sự khó quá, bên anh đã 2 lần làm ERP, giục sọt rác cả rồi, giờ vẫn cứ loay hoay với phần mềm, đang kiếm cái thứ 3 đó…
Từ quy mô nhỏ, đến quy mô lớn; từ mô hình công ty đơn thuần thương mại cho đến mô hình công ty tập đoàn đa ngành… đến hôm nay, thật nhiều doanh nghiệp vẫn như đang lang thang, lúng túng, chưa biết đi đâu… trên con đường chuyển đổi số.
Nguyên nhân thì rất nhiều, bên cạnh tác động từ những yếu tố lên xuống của nền kinh tế, sự chênh vênh không ổn định của thị trường, đến những vấn đề như không cân đối được ngân sách, thiếu hụt nguồn nhân lực dành cho chuyển đổi số…thì có một nguyên nhân khác, mang tính kỹ thuật mà không phải thành viên HĐQT, BGĐ, kể cả giám đốc, trưởng phòng công nghệ thông tin… nào cũng biết được và hiểu rõ về nó.
Đó chính là thiếu hụt và không có một kiến trúc hệ thống chuyển đổi số đúng và phù hợp.
Doanh nghiệp lớn thì nhất quyết nên có một kiến trúc hệ thống chuyển đổi số đúng và phù hợp, còn doanh nghiệp nhỏ thì sao? Một người bạn vừa hỏi vừa kèm theo lời tự thuật: trong công ty tôi, phần mềm dạng nào cũng có, từ Office đến Google Drive, rồi có phần mềm kế toán, có họp trực tuyến với Zoom, có chát với Zalo và tùm lum chát khác: Viber có, Messenger có…, có một ứng dụng quản lý khách hàng nhưng sử dụng rất kém, quản lý kho bằng Excel, mã hàng trùng lắp, lộn xộn, tồn kho luôn sai lệch, có phần mềm quản lý công việc, rồi có cả công cụ chấm KPI nhưng luôn thiếu thông tin… có thuê một máy chủ dạng cloud server, nhưng thực sự không biết mức độ khai thác vận hành nó như thế nào? Đường truyền Internet lúc chậm lúc nhanh, công cụ bảo mật và an toàn thông tin hầu như không có, đã mấy lần bị hack email…Nghĩa là cái gì cũng có bóng dáng CNTT và Chuyển đổi số nhưng nó cứ lẻ tẻ, rời rạc, đường ai nấy đi, nhất là dữ liệu… giờ muốn làm lại và thống nhất hệ thống mua hàng – kho – bán hàng sao cho chuẩn và thống nhất với kế toán mà chưa biết thế nào?!…
Đúng rồi bạn! đó là một thực tế không chỉ riêng ở công ty của bạn đâu. Cái đó là thiếu kiến trúc hệ thống chuyển đổi số, dù nhỏ hay lớn, nếu có kiến trúc hệ thống thì sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn trong quá trình triển khai và thực thi Chuyển đổi số. Với công ty có quy mô nhỏ, nếu cụm từ “kiến trúc hệ thống chuyển đổi số” nghe có vẻ lớn lao thì bạn có thể chưa dùng đến nó, đơn giản hơn là “tổ chức các ứng dụng CNTT” thôi.
Thực sự, về mặt chuyên môn, để có thể nghiên cứu, phân tích và thiết kế được một hệ thống kiến trúc chuyển đổi số đúng và phù hợp cho từng doanh nghiệp cụ thể là một điều đòi hỏi rất nhiều kiến thức, tư duy, nguồn lực… Sự phức tạp, đa dạng và độ rộng của các yêu cầu trong chương trình chuyển đổi số của một công ty nhỏ, sẽ rất khác với một tập đoàn với nhiều công ty thành viên hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Một ví dụ, mặc dù hơi khập khểnh, nhưng cũng có thể giúp ta hình dung dễ hơn về vấn đề này, đó là quy hoạch kiến trúc cho một ngôi nhà nhỏ, sẽ rất khác với việc quy hoạch kiến trúc cho một khu [vùng] có các hệ thống bất động sản tích hợp.
Với các thành viên HĐQT hay Ban tổng giám đốc, mặc dù họ rất giỏi nhưng họ quá nhiều việc và cũng không có nhiều người có chuyên môn cũng như sự hiểu biết sâu về lĩnh vực Chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp đã đặt chiến lược và chương trình chuyển đổi số lên vai Khối [Phòng] CNTT. Và ở đó, các giám đốc, trưởng phòng, thành viên của Khối CNTT sẽ là người tư vấn, giới thiệu, tìm kiếm, tổ chức, triển khai thậm chỉ là cả vận hành các sản phẩm, dịch vụ chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Những người này có thể rất giỏi chuyên môn về mạng máy tính, về bảo mật, về máy chủ, về các thiết bị hạ tầng CNTT, thậm chí là giỏi cả phần mềm, có thể viết và xây dựng được các phần mềm phục vụ cho các nghiệp vụ quản lý trong công ty… nhưng với Chuyển đổi số, từng ấy vẫn còn thiếu rất nhiều. Ví dụ: rất ít giám đốc CNTT hiểu biết về tài chính, về ngân sách; cũng không nhiều giám đốc CNTT biết về quản trị thay đổi; không nhiều giám đốc CNTT có kiến thức sâu về kinh tế – quản trị kinh doanh (mua hàng, bán hàng, sản xuất, quản lý dự án, kế toán, quản trị chất lượng, quản lý nguồn nhân lực…).
Một câu chuyện thế này, khi đánh giá năng lực và kinh nghiệm của các nhà triển khai hệ thống ERP phục vụ cho một doanh nghiệp có hoạt động chuyên môn chính về lĩnh vực quản lý dự án. Sau khi các đơn vị triển khai giới thiệu và trình bày năng lực, các thành viên thẩm định của Khối CNTT đã đánh giá rất cao một số đối tác. Tuy nhiên, sau khi tham khảo ý kiến tư vấn, thì tư vấn đề nghị các đối tác cần phải làm sáng tỏ thêm năng lực hoặc cần đảm bảo người có kinh nghiệm để tham gia dự án, nếu được chọn. Mặc dù tư vấn đã có những giải thích, nhưng hầu như nhiều người chưa rõ (có thể chưa trải qua) nên đã không để ý tới vấn đề này, đến khi đi vào triển khai thực tế, những cảnh báo từ đầu đã xuất hiện và gây nên những khó khăn rất lớn. (Doanh nghiệp hoạt động chính về Đầu tư Bất động sản; tuy nhiên, các đối tác triển khai chỉ trình bày về năng lực và kinh nghiệm quản lý dự án cho các công ty Xây dựng. Tư vấn phát hiện ra điều này nên cảnh báo, vì cùng là quản lý dự án nhưng quản lý dự án trong lĩnh vực Đầu tư Bất động sản sẽ khác nhiều, và rộng hơn, đa dạng hơn… so với quản lý dự án trong một doanh nghiệp Xây dựng).
Để xây dựng nên một kiến trúc hệ thống chuyển đổi số đúng và phù hợp với doanh nghiệp, thì một người (chuyên gia) hoặc một nhóm (chuyên trách) sẽ cần phải hội tụ nhiều kiến thức chuyên môn sâu và kinh nghiệm trong các lĩnh vực chính:
- Hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông
- Phân tích và thiết kế các hệ thống phần mềm
- Nghiệp vụ quản lý chính của doanh nghiệp qua hệ thống ERP
- Quản trị dữ liệu
- (Bây giờ cần thêm Trí tuệ nhân tạo (AI))
- Xây dựng tổ chức, nhân sự và phát triển mô hình doanh nghiệp
- Tổ chức, lập kế hoạch và thực thi ngân sách
- Quản lý thay đổi
- Quản trị rủi ro, kiểm soát và tuân thủ
- Và dĩ nhiên cần rất nhiều kỹ năng mềm khác…
Các nhà quản trị doanh nghiệp (HĐQT, BGĐ) thường không thích lắm thậm chí là dị ứng với các thuật ngữ chuyên ngành về CNTT, về Chuyển đổi số mà Khối [Bộ phận CNTT] trình bày. Thực tế, là trong rất nhiều lần tham gia các cuộc họp về chuyển đổi số, các bản trình bày về cấu hình, kế hoạch chuyển đổi số của giám đốc, trưởng phòng CNTT đã bị gạt đi vì quá thiên về kỹ thuật và thiếu đi những cái thiết thực hơn dưới góc nhìn quản trị, ví như: ngân sách – chi phí; cái này cho ai; rủi ro như thế nào…
Để “cuộc chuyển đổi số” của doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thì từ những ý tưởng ban đầu của các nhà lãnh đạo, nhà quản lý, sẽ rất cần một kiến trúc hệ thống chuyển đổi số đúng và phù hợp để từ đó các nhà hoạch định chiến lược của doanh nghiệp nắm bắt và hiểu được rõ ràng hơn về sự tổ chức, lộ trình, kịch bản, thách thức…trên con đường chuyển đổi số, để rồi họ và các thành viên trong tổ chức có thêm động lực và quyết tâm mà triển khai thực hiện.
03.2024
Đơn Sa – Mai Thế Hùng
thinking ... it 