Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Hệ thống nguồn lực trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp trong nền kinh tế.

Như chúng ta đều biết: Doanh nghiệp, Nhà nước và Thị trường (khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh,…) là ba thành phần không thể tách rời nhau trong một nền kinh tế thị trường có kiểm soát. Nhà nước ban hành luật pháp, điều tiết cơ chế quản lý và quyết định những chính sách khuyến khích sự phát triển của thị trường và doanh nghiệp. Thị trường là nơi diễn ra các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, cũng đồng thời là người kiểm chứng các cơ chế quản lý của Nhà nước và đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Cuối cùng là Doanh nghiệp, người tạo ra, lưu chuyển hàng hóa trong thị trường và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Cả ba bộ phận này có những mối quan hệ và tương tác lẫn nhau trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế. Đứng trên góc độ hoạt động của một doanh nghiệp, chúng ta thường thấy ba mối quan hệ vừa đan xen vừa song hành với nhau: Doanh nghiệp – Nhà nước, Doanh nghiệp – Thị trường và tập hợp các quan hệ bên trong bản thân Doanh nghiệp.

H1 three factors

Sự thành bại của một doanh nghiệp sẽ tùy thuộc rất nhiều vào cách ứng xử của doanh nghiệp đó với các chính sách kinh tế, pháp luật từ phía nhà nước và tiềm năng của thị trường. Để đáp ứng được những yêu cầu từ hai bộ phận này, trước hết, bản thân doanh nghiệp phải có một cơ chế vận hành thích hợp, vừa thỏa mãn được yêu cầu của thị trường vừa hoạt động đúng dưới sự kiểm soát của luật pháp. Thứ hai, và cũng là yếu tố cơ bản nhất đó là quá trình quản lý các nguồn lực bên trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp với hệ thống trang thiết bị hiện đại, kỹ thuật sản xuất tiên tiến, nhưng nguồn nhân lực bị thiếu hụt, hoặc có trình độ thấp thì nguồn lực của doanh nghiệp đó chưa phải là toàn diện, hay doanh nghiệp rất mạnh ở khâu sản xuất, nhưng bộ phận tiêu thụ sản phẩm lại làm việc kém hiệu quả thì nguồn lực của doanh nghiệp đã không có sự cân bằng,…Một phần không thể thiếu của quá trình quản trị doanh nghiệp trong một môi trường sản xuất – kinh doanh hiện đại, chính là việc quản lý, hoạch định một cách chính xác, kịp thời và cân đối các nguồn lực có trong doanh nghiệp. Nhưng trước khi thực hiện yêu cầu này, doanh nghiệp cần phải biết được nguồn lực của mình là những gì, đang ở đâu,… nghĩa là phải nắm chắc các nguồn lực một cách có hệ thống.

Hệ thống nguồn lực trong doanh nghiệp

Nguồn lực của doanh nghiệp

Nguồn lực của doanh nghiệp đó là tất cả những sự vật, hiện tượng bao quanh bên ngoài và tồn tại bên trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Từ một hóa đơn bán hàng trị giá chỉ năm mươi ngàn đồng đến các tài khoản hàng tỷ đồng trong ngân hàng; từ những công cụ, dụng cụ đơn giản cho đến những máy móc, thiết bị hiện đại; từ các nhân viên làm việc trong doanh nghiệp cho đến các đại lý kinh doanh, các đối tác ở xa,…tất cả những đối tượng ấy đều là những bộ phận cấu thành nên nguồn lực trong doanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường dễ dàng nhận thấy những thay đổi của các đối tượng mang tính trực quan, ví dụ: biến động về nhân sự, mức doanh thu hàng tháng, lượng hàng hóa tồn kho,…Tuy nhiên, có những đối tượng như: Mức hao mòn máy móc – thiết bị, nhu cầu trong tương lai của thị trường, áp lực từ các đối thủ cạnh tranh,…doanh nghiệp không phải lúc nào, hoặc có thể gặp nhiều khó khăn để nhận thấy được những thay đổi của chúng. Có một thực tế mà rất nhiều doanh nghiệp luôn phải đối mặt là tình trạng sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực sẵn có, đó là chưa kể đến các nguồn lực tiềm ẩn, hoặc mang tính dự báo. Nguồn lực, phần thì lãng phí, phần thì chưa khai thác hết tiềm năng, phần nữa thì doanh nghiệp tìm mãi mà vẫn không thấy ở đâu, dẫu biết rằng chúng hiện đang có mặt ở đâu đó xung quanh mình,…Trước tình hình sử dụng các nguồn lực của mình như vậy, cho dù doanh nghiệp có tìm cách thực hiện quá trình quản lý, hoạch định giỏi đến mức nào thì điều dễ thấy là kết quả của quá trình hoạch định đó không thể nào tốt được. Khi doanh nghiệp thực sự gặp khó khăn trong việc tiếp cận với các nguồn lực của mình và cũng khó khăn không kém trong việc tìm kiếm giải pháp để giải quyết được tình trạng này, thì một yêu cầu khách quan là muốn tồn tại và phát triển, doanh nghiệp phải kiên trì tự nỗ lực, đồng thời áp dụng các phương cách quản lý sản xuất – kinh doanh mới, tiên tiến bên cạnh sự hỗ trợ của các nhà tư vấn chuyên môn và các nhà cung cấp giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Nguồn lực theo mô hình hoạt động (đặc trưng nhất) của các doanh nghiệp

Nguồn lực nằm rải rác, đa dạng, phức tạp sẽ làm cho quá trình tiếp cận các nguồn lực của doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải hệ thống lại các nguồn lực trong những mối quan hệ thống nhất, rõ ràng dựa trên cơ cấu tổ chức và các chức năng hoạt động của mình. Trong một doanh nghiệp hiện đại, sự phân công trong các quá trình sản xuất – kinh doanh đã trở nên rõ ràng hơn, tương ứng với từng chức năng hoạt động của các bộ phận cấu thành nên tổ chức của doanh nghiệp. Ví dụ: Bộ phận quản trị nguồn nhân lực sẽ đảm nhiệm vai trò của người tuyển dụng, theo dõi nhân sự cho doanh nghiệp, bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ theo dõi việc sử dụng và đầu tư các nguồn vốn, cân đối chi tiêu,…Tuy nhiên, sự hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp không có sự tách biệt, riêng rẽ mà là một sự phối hợp nhịp nhàng trong quá trình chia sẽ và trao đổi thông tin. Chúng ta có thể hình dung cơ cấu tổ chức và sự hoạt động của một doanh nghiệp theo hai sơ đồ:

H2 Organization

Classic ERP System

Đây là hai mô hình hoạt động (đặc trưng nhất) của các doanh nghiệp vừa có chức năng sản xuất vừa có chức năng kinh doanh. Phần lớn doanh nghiệp thường hoạt động dựa trên các kế hoạch đã được thiết lập một cách tổng thể hoặc theo các chức năng riêng. Hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp đồng thời bao hàm quá trình cân đối, điều chỉnh giữa những chỉ tiêu kế hoạch và những kết quả thực tiễn đạt được. Theo sơ đồ minh họa ở Hình 3, chúng ta không mô tả cụ thể nhưng sẽ dễ dàng hiểu được rằng bộ phận quản lý Kho sẽ là nơi nối tiếp giữa bộ phận Sản xuất với bộ phận Bán hàng và giữa bộ phận Cung ứng với bộ phận Sản xuất. Bộ phận Bán hàng và Cung ứng đã bao hàm trong đó những chức năng của bộ phận Tiếp thị. (Ở một số doanh nghiệp có qui mô lớn, bộ phận Tiếp thị thường được đứng độc lập và có những hoạt động tương ứng với chức năng của mình.)

Các nguồn lực của doanh nghiệp, dưới hình thức này hay hình thức khác đều không nằm ngoài cơ cấu tổ chức và các hoạt động chức năng của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đã phân cấp được cơ cấu tổ chức một cách rõ ràng và xác định được các nghiệp vụ sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp đã thực hiện được một bước đầu tiên trong quá trình tiếp cận và đánh giá lại hệ thống nguồn lực của mình. Để từ đó doanh nghiệp có thể tiến tới bước tiếp theo là tiến hành xâu chuỗi, liên kết các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức và các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh dựa trên những qui trình tổng thể có chất lượng. Thực ra, nguồn lực trong doanh nghiệp thường phát sinh hoặc dịch chuyển theo những công đoạn sản xuất – kinh doanh, mà các công đoạn sản xuất – kinh doanh lại luôn luôn có những mối quan hệ liên kết và ràng buộc lẫn nhau. Nghĩa là, các công đoạn đã có mặt trong một hoặc nhiều qui trình hoạt động nào đó. Hình 4 cho ta ví dụ về một qui trình sản xuất gồm nhiều công đoạn:

H4 Operations

Theo minh họa trên, chúng ta sẽ dễ dàng nhận thấy được sự xuất hiện và quá trình dịch chuyển nguồn lực như thế nào. Ví dụ: ở CĐ11 (công đoạn 11), để thực hiện công đoạn này, những người quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp sẽ phải trả lời cho các câu hỏi: sẽ phải sử dụng nguyên vật liệu gì?, thiết bị hỗ trợ nào?, ai sẽ tham gia công việc?,…như vậy, nguồn lực đã được quan tâm và có thể nhận biết được. Đến công đoạn CĐ12, nguyên vật liệu sử dụng ở CĐ11 có thể đã được tạo thành một loại bán sản phẩm nào đó, khi đó, sự dịch chuyển và biến đổi nguồn lực đã xuất hiện,…

Hệ thống lại nguồn lực dựa trên các qui trình

Để hệ thống lại nguồn lực của mình, doanh nghiệp bên cạnh việc cần phải biết mình đang có những nguồn lực gì còn phải biết các nguồn lực đó đang ở đâu. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có phương pháp để nắm bắt nguồn lực của mình. Trong thực tế, hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn chặt với các qui trình, ví dụ: qui trình bán hàng, qui trình tính lương, qui trình tuyển dụng và đào tạo nhân lực,…Mỗi qui trình đều có một hoặc nhiều bước đi mà chúng ta đã gán cho từng bước đi đó ứng với một (có thể nhiều) công đoạn. Điều cần quan tâm ở đây là chất lượng các qui trình và những công đoạn có mặt trong đó như thế nào? Đối với một qui trình phức tạp, rối rắm, các công đoạn trùng lắp, chồng chéo, dĩ nhiên, đó là một qui trình kém chất lượng. Bởi đơn giản, lúc này, các nguồn lực mà doanh nghiệp sử dụng, hoặc tạo ra trong qui trình này cũng sẽ trở nên không rõ ràng, dư thừa hoặc không đầy đủ,…

Thiết kế và quản lý các qui trình sản xuất – kinh doanh trong doanh nghiệp một cách có chất lượng sẽ giúp cho quá trình nắm bắt, tiếp cận và hệ thống lại các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Để từ cơ sở này, khi đã biết mình đã từng có những gì, đang nắm giữ những gì và trong tương lai có thể sẽ có những nguồn lực gì. Doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện bước đi quan trọng tiếp theo đó là quản lý và hoạch định các nguồn lực trong một nền kinh tế thị trường đầy năng động và nhiều thách thức.

*

Tính hệ thống trong quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Trong các quá trình sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp thường phải ra và thực hiện hàng loạt quyết định. Mỗi quyết định đều có những tác động ảnh hưởng đến kết quả hoạt động doanh nghiệp. Để đi đến một quyết định nào đó, hầu như các nhà quản trị doanh nghiệp đều phải dựa trên một hệ thống phân tích tiềm năng và tính khả thi các nguồn lực của doanh nghiệp. Kể cả khi, nguồn lực đã sẵn có và có thể áp dụng ngay lập tức vào các hoạt động sản xuất – kinh doanh thì hệ thống phân tích, hoạch định các nguồn lực đó vẫn là một yêu cầu hết sức cần thiết.

Quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp không phải là một công việc diễn ra trong ngày một ngày hai mà là một quá trình phức tạp, dài lâu và rất nhiều khó khăn. Trong các quyết định sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, có những hoạch định mang tính ngắn hạn, có những hoạch định mang tính dài hạn. Một bản hoạch định có thể chỉ ảnh hưởng đến một hoạt động chức năng hay một bộ phận nào đó trong cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, đa phần các bản hoạch định đều mang những tác động tổng thể và bao trùm lên các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Bên cạnh, kinh nghiệm và khả năng phán đoán của nhà quản lý, các con số phân tích, thống kê về nguồn lực của doanh nghiệp luôn là những căn cứ quan trọng. giúp cho nhà quản lý có thể ra những quyết định tốt nhất. Một quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng quát thường bao gồm ba bước lớn: thứ nhất, quá trình thống kê dự báo và đánh giá các nguồn lực; thứ hai, phân tích, tính toán mức độ và khả năng đáp ứng của các nguồn lực bằng các kỹ thuật quản trị sản xuất – kinh doanh; thứ ba, dựa trên kết quả của bước thứ nhất và bước thứ hai trên tiến hành ra các quyết định.

Xu ly 1

Hình 5: Quá trình hoạch định nguồn lực

Một ví dụ rất thường gặp trong hoạt động ở nhiều doanh nghiệp đó là: vấn đề sản xuất theo đơn đặt hàng. Lúc này, mặc dù, doanh nghiệp đang có sẵn nguồn nhân lực, có sẵn các máy móc, thiết bị, nguồn nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cung ứng thì doanh nghiệp cũng không thể cứ ào ạt đưa các nguồn lực này vào phục vụ cho quá trình sản xuất đơn hàng này. Những yêu cầu: sử dụng bao nhiêu nhân lực?, máy móc thiết bị gì?, số lượng và chủng loại nguyên vật liệu gì sẽ được cung ứng?, thời gian hoàn thành đơn hàng sẽ bao lâu?,…Rất nhiều yêu cầu xuất phát từ mục đích tối ưu hiệu quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp sẽ xuất hiện và khiến cho doanh nghiệp phải tính toán, phân tích, hoạch định một cách rõ ràng khả năng và mức độ sử dụng như thế nào cho thật hợp lý các nguồn lực đang sẵn có của mình.

Tính hệ thống của quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Nhìn ra thế giới, thế kỷ 20, trước những năm 60, khi nền kinh tế đang chú trọng đến vấn đề sản lượng của hàng hóa, mối quan tâm của các doanh nghiệp phần lớn tập trung vào bộ phận sản xuất. Đến khoảng thời gian từ năm 1960 đến 1980, các doanh nghiệp lại chú trọng nhiều đến vấn đề tiếp thị, quảng bá sản phẩm để tìm hướng đi cho sản phẩm của mình đến với khách hàng dễ dàng hơn, bộ phận Tiếp thị trong các doanh nghiệp đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đến những năm 80, các doanh nghiệp thường xuyên phải chống chọi với những cuộc khủng hoảng tài chính của nền kinh tế, vấn đề vốn và đầu tư vốn được quan tâm nhiều nhất, thì bộ phận quản trị Tài chính – Kế toán trong doanh nghiệp lại là tâm điểm cho mọi sự chú ý trong các doanh nghiệp. Trong những năm gần đây, khi thị trường ngày càng mang tính cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng đã trở nên rõ ràng hơn và vấn đề quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp đã trở thành một thách thức lớn đối với sự tồn vong và phát triển của mỗi doanh nghiệp, thì bất cứ bộ phận chức năng nào trong doanh nghiệp cũng đóng một vai trò quan trọng và cần thiết. Các công đoạn làm việc ở các bộ phận trong doanh nghiệp, đã được sắp xếp và thực hiện trong một loạt các qui trình được qui định bởi bản thân doanh nghiệp hoặc theo một tiêu chuẩn quốc tế nào đó. Sự liên lạc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng lúc này là không thể thiếu. Tính đầy đủ. chính xác, kịp thời của các luồng thông tin dịch chuyển trong doanh nghiệp luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị doanh nghiệp. Các nguồn lực của doanh nghiệp lúc này đã nằm trong một tổng thể thống nhất, có những mối quan hệ mật thiết và linh động với nhau. Thông tin về các nguồn vốn, cũng như việc hoạch định ngân sách không chỉ thuộc quyền quyết định của riêng bộ phận Tài chính – Kế toán mà còn phải được xem xét bởi tình hình sản xuất của các phân xưởng, khả năng hoạt động của nguồn nhân lực,…Khả năng làm việc của các phân xưởng ngoài việc phụ thuộc vào công suất của các máy móc thiết bị còn phụ thuộc những vấn đề khác như khả năng cung ứng vật tư của bộ phận cung ứng, vấn đề tồn kho, khả năng kinh doanh các mặt hàng sẽ được sản xuất,…Như vậy, quá trình hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp là một hệ thống quản lý thông tin khá phức tạp, tuy nhiên, các yếu tố cấu thành nên hệ thống đó vẫn luôn có những mối quan hệ và ràng buộc lẫn nhau trong một tổng thể thống nhất.

Hệ thống Vào – Ra của quá trình hoạch định nguồn lực

Thông tin của các nguồn lực là yếu tố then chốt để các nhà quản trị nắm bắt được tình hình hoạt động cũng như vạch ra những kế hoạch hành động trong tương lai cho doanh nghiệp mình. Thông tin ở đây bao hàm ý nghĩa vừa là những khối vật chất hữu hình như: máy móc, nhà xưởng, nguyên vật liệu,… vừa là những khối dữ liệu dịch chuyển trong suốt quá trình hoạt động như: lý lịch nhân viên, thông tin về các đơn hàng, các bảng cân đối tài chính,…

Khi có một đơn hàng đến với doanh nghiệp, hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình thực hiện đơn hàng này. Các nhà lập kế hoạch cho doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch và tiến độ cho các công việc, bộ phận cung ứng vật tư sẽ lấy thông tin từ bộ phận Tiếp thị, bộ phận quản lý Kho, thông tin về khả năng thanh toán từ bộ phận Tài chính,… để lên kế hoạch mua và cung ứng vật tư hợp lý nhất. Các phân xưởng sẽ lên những kế hoạch ngắn hạn để thực hiện đơn hàng, dựa trên khả năng nguồn nhân lực, công suất máy móc, nguồn cung ứng nguyên vật liệu,…Bộ phận Quản lý nhân sự sẽ kiểm soát và điều chỉnh khả năng cung ứng nhân lực phục vụ cho các hoạt động theo yêu cầu từ những bộ phận khác. Đó chỉ là một trường hợp đơn giản, khi doanh nghiệp thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng đã có. Thực tế, trong quá trình hoạt động, để tồn tại, doanh nghiệp không thể ngồi chờ các đơn hàng sẽ đến với mình. Doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều nguồn lực để tiến hành dự báo, lập kế hoạch và tìm kiếm các đơn hàng từ thị trường. Khi đó, vấn đề hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp sẽ ở một mức cao và phức tạp hơn. Trong một nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì điều này mới là vấn đề then chốt, quyết định sự sống còn cho mỗi doanh nghiệp. Chúng ta hoàn toàn có thể xem xét quá trình hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp, dưới cách nhìn của lý thuyết điều khiển kinh tế, theo sơ đồ sau:

Xu ly 2

Đây là mô hình điều khiển không chỉ được áp dụng riêng cho tổng thể doanh nghiệp, mà còn được sử dụng rất cụ thể trong từng bộ phận, từng công đoạn sản xuất – kinh doanh. Tiền, nguồn nhân lực, máy móc-thiết bị, nguyên liêu-vật liệu, .. là những thành phần điển hình của các nguồn lực đầu vào. Chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp,…là những chỉ tiêu quan trọng ở kết quả đầu ra. Bằng các chức năng hoạt động của mình, doanh nghiệp sẽ biến đổi các nguồn lực đầu vào thành những kết quả ở đầu ra, dựa trên một quá trình xử lý, hoạch định liên tục những thông tin ở hai phía vào – ra, đồng thời phân tích sự tác động của ba nhóm yếu tố: luật pháp, môi trường kinh doanh và nhu cầu của khách hàng đối với bản thân doanh nghiệp. Thông tin thu được từ quá trình phân tích, hoạch định các nguồn lực đầu vào và kết quả đầu ra sẽ là một tài sản cực kỳ quí giá cho mỗi doanh nghiệp. Bởi từ đây, các nhà quản trị và hoạch định chiến lược cho mỗi doanh nghiệp sẽ nhìn thấy được khả năng cũng như biết được những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp mình. Tất nhiên, trước hết, doanh nghiệp cần phải có thông tin thật đầy đủ, chính xác về các nguồn lực, ví dụ: số lượng và qui mô các đơn hàng, nhân sự và tiềm năng nguồn nhân lực, tình trạng máy móc thiết bị, thông tin về vật tư, hàng hóa,…để từ đó, bộ phận xử lý thông tin sẽ có được dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình tính toán các chỉ tiêu. Tam giác phân cấp các mức độ quản lý thông tin sẽ giúp cho các doanh nghiệp tổ chức và quản trị luồng thông tin một cách rõ ràng, chính xác, kịp thời hơn.

Xu ly 3

 Hình 6: Tam giác phân cấp xử lý dữ liệu

Hệ thống phân cấp các mức độ quản lý nguồn lực

Một điều dễ nhận thấy là bất cứ nguồn lực nào cũng có một hệ thống thông tin bên trong và những luồng thông tin dịch chuyển xung quanh nó. Tuy nhiên, vì nguồn lực rất đa dạng nên lượng thông tin liên quan đến nó cũng không hề nhỏ. Quá trình hoạch định nguồn lực và quản lý thông tin, theo đó, cũng sẽ không phải là một vấn đề đơn giản. Việc phân lớp thông tin, phân loại, chọn lọc dữ liệu như thế nào cho hợp lý? Thông tin lấy về sẽ được lưu trữ ở đâu để có thể cung cấp cho quá trình phân tích dữ liệu một cách dễ dàng?, Sau khi phân tích, thông tin sẽ dùng để làm gì?, Chất lượng thông tin trong các quyết định được đánh giá như thế nào, có hiệu quả hay không?…Rất nhiều câu hỏi nhằm thể hiện cho một loạt vấn đề cần giải quyết, thực sự làm cho doanh nghiệp bối rối trong các hoạt động thực tế của mình

Theo minh họa ở hình 6, tam giác phân cấp mức độ quản lý thông tin bao gồm ba lớp cơ bản: Nhập thông tin; Xử lý, tính toán và Phân tích, hoạch định. Ba cấp độ quản lý thông tin này luôn có những mối quan hệ ràng buộc và hỗ trợ lẫn nhau. Nhập thông tin, là mức quản lý thông tin thấp nhất, tuy nhiên, lại là bước căn bản đầu tiên, bắt buộc phải có. Chất lượng của quá trình xử lý và hoạch định thông tin phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của quá trình tiếp cận và thu nhập thông tin. Ở mức độ tính toán và xử lý thông tin, nhà quản trị kỹ thuật sẽ sử dụng các thông tin đã được thu nhập để tiến hành tinh lọc, tính toán dựa trên các kỹ thuật quản lý và các phương pháp tính trong quản trị sản xuất – kinh doanh. Khi đã có những con số mang tính phân tích, tổng hợp theo yêu cầu quản lý, các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ thực hiện cấp độ quản lý thông tin cao nhất đó là tiến hành ra các quyết định.

Trong một doanh nghiệp, nhìn chung, các công việc cũng thường được phân công dựa trên cấu trúc của ba lớp quản lý thông tin trên. Ví dụ: Các nhân viên bán hàng, thu ngân, ghi sổ nhập-xuất kho,…là những người quản lý thông tin thuộc cấp độ: nhập thông tin; các nhân viên có nhiệm vụ tạo ra các báo cáo, các con số thống kê ở các phòng ban chức năng là những người quản lý thông tin thuộc cấp độ: tính toán, xử lý thông tin; và các giám đốc chức năng, các thành viên của hội đồng quản trị, ban giám đốc là những người quản lý thông tin ở cấp độ cao nhất: phân tích, hoạch định. Việc phân cấp các mức độ quản lý thông tin như trên sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được “hội chứng điểm nùi” rất thường gặp trong vấn đề quản trị thông tin (Hội chứng điểm nùi: nhiều vướng mắc đủ loại hợp lại làm cho người ta không nhìn thấy những vấn đề đơn giản xảy ra ngay bên cạnh mình). Từ đó, doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả cao hơn trong quá trình hoạch định các nguồn lực của mình.

Trong một nền kinh tế thị trường, nguồn lực doanh nghiệp sẽ thường xuyên thay đổi, đó là một thực tế khách quan. Do đó, quá trình hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp cũng phải mang tính linh động, và thích ứng thường xuyên với sự thay đổi đó. Xây dựng và duy trì hệ thống hoạch định nguồn lực, vì vậy không phải là một vấn đề đơn giản mà đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều từ việc định hướng phát triển, tái cơ cấu tổ chức, phân bổ chi phí,…đến việc vận hành và đánh giá khả năng hoạt động của hệ thống. Để có được một hệ thống hoạch định nguồn lực có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện giải quyết những vấn đề lớn: thứ nhất, tổ chức đánh giá và hệ thống lại các nguồn lực trong doanh nghiệp; thứ hai, xây dựng các qui trình làm việc có chất lượng; thứ ba, cần phải có một hệ thống phục vụ cho quá trình hoạch định nguồn lực và quản lý thông tin – đây là một chủ đề lớn, mà hiện nay, trong nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh quyết liệt, các doanh nghiệp đang có những quan tâm nhất định. Nắm vững về hệ thống nguồn lực doanh nghiệp là tiền đề cơ bản để doanh nghiệp đi tiếp bước kế tiếp là ứng dụng các giải pháp hệ thống phục vụ cho quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đầy khó khăn và thử thách.

*

ERP – Công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Khi hiểu được vai trò các nguồn lực và nắm bắt được các chiến lược cũng như kỹ thuật hoạch định nguồn lực, các nhà quản trị doanh nghiệp đã đi một bước dài trên con đường đầy chông gai và thử thách để hướng đến mục tiêu là đưa doanh nghiệp của mình ngày càng lớn mạnh. Tuy nhiên, hoạt động trong một nền kinh tế thị trường đầy năng động và mang tính cạnh tranh quyết liệt, cùng với thời gian, các doanh nghiệp đã gặp phải một vấn đề thực sự khó khăn, nan giải đó là vấn đề bùng nổ thông tin. Sự bùng nổ thông tin không chỉ xảy ra ở khía cạnh số lượng, qui mô mà còn trải rộng ra ở mặt chất lượng. Lượng dữ liệu được lưu trữ trong doanh nghiệp ngày càng lớn, sổ sách giấy tờ ngày càng chất đống. Thông tin về các nguồn lực đòi hỏi phải ngày càng trở nên chính xác, đầy đủ và cập nhật hơn. Có khi, để theo dõi một đơn hàng trong khoảng thời gian ba tháng, doanh nghiệp phải sử dụng một loạt các chứng từ, biên bản kê khai, báo cáo tiến độ kế hoạch và theo đó là một số lượng lớn nhân công làm nhiệm vụ quản lý các đối tượng này. Hay để kiểm tra, đánh giá lại tình hình sử dụng các trang thiết bị vật tư, doanh nghiệp phải mất đến mấy ngày, có khi cả tuần để kê khai, xem xét lại các giấy tờ, vị trí sắp xếp ở trong các kho lưu trữ. Và dĩ nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp đã gặp phải những tình huống mà khi đó, sự hao tốn sức người, thời gian, tiền bạc cũng không giúp ích được nhiều cho doanh nghiệp để có thể vượt qua những khó khăn trong quá trình hoạch định và quản trị các nguồn lực của mình.

Ngày nay, những thành tựu trong lĩnh vực Công nghệ thông tin không chỉ tác động đến lối sống và nhu cầu của con người mà còn ảnh hưởng rất nhiều đến tầm nhìn cũng như thực tế hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp. Chúng ta phải công nhận một điều là nếu như doanh nghiệp nào không làm chủ được các ứng dụng và thành quả mà lĩnh vực Công nghệ thông tin mang lại thì doanh nghiệp đó đã từng bước tụt hậu và tự đào thải mình trong những cuộc đua đầy cạnh tranh trên thương trường.

Sử dụng những thành tựu trong công nghệ thông tin là hướng đi đúng đắn và cần thiết nhất để doanh nghiệp có thể giải quyết được những khó khăn trên! Ngoài mặt bằng chung là việc sử dụng các hệ thống máy tính, mạng Internet, các phần mềm đại chúng hỗ trợ cho các công việc văn phòng, đối với các doanh nghiệp sản xuất-kinh doanh, thực sự cần thiết những phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ cho quá trình hoạch định các nguồn lực của mình – những phần mềm mà các nhà cung cấp giải pháp thường mô tả theo cụm từ “ERP system” (Enterprise Resource Planing System – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Các phần mềm này sẽ cụ thể và thực tế hóa những hoạt động mang tính lý thuyết trong quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhìn thấy được những dòng lưu chuyển thông tin, giữa các bộ phận của mình và giữa doanh nghiệp với thị trường,…Dựa vào cấu trúc phân cấp quá trình quản lý thông tin thành ba lớp (nhập thông tin; tính toán; phân tích-tổng hợp) được hỗ trợ trong các phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chuyên nghiệp và có chất lượng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện được ba yêu cầu: thứ nhất là hoạch định được các nguồn lực đầu vào; thứ hai là quản lý, điều khiển được các kết quả đầu ra và thứ ba là thích ứng được với các tác động của thị trường (luật pháp, nhu cầu khách hàng, môi trường kinh doanh) đối với bản thân doanh nghiệp.

Phần mềm ERP là gì.

Ðứng trên quan điểm xem xét một hệ thống, ta có thể coi phần mềm ERP (chúng tôi xin dùng thuật ngữ “Phần mềm ERP” thay cho thuật ngữ “Hệ thống ERP” nhằm cụ thể hơn hoạt động của hệ thống ERP một cách rõ ràng hơn) là một ứng dụng, gồm nhiều phân hệ (Modules), được sử dụng với mục đích hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý, điều khiển hoạt động sản xuất kinh doanh.  Phần mềm ERP được xây dựng trên cơ sở các chức năng vốn có của một doanh nghiệp, bao gồm các chức năng: marketing, quản trị nguồn nhân lực, tài chính – kế toán, kế hoạch sản xuất, hoạch định nguyên vật liệu, quản trị sản xuất, điều khiển dự trữ, bán hàng,… Một doanh nghiệp khi áp dụng phần mềm ERP, có thể sử dụng toàn bộ các phân hệ trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng mỗi phân hệ như một “phần mềm” độc lập hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh doanh mà phân hệ đó cung cấp. Phần mềm sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ để giải các bài toán về kinh tế, trên cơ sở đó doanh nghiệp sẽ có một chiến lược sản xuất, kinh doanh chủ động, đạt hiệu quả cao hơn. Cụ thể một số bài toán như: Bài toán hoạch định nguyên vật liệu, bài toán lập lịch sản xuất, dự báo doanh thu, dự  báo thị phần, giá cả,…

Mọi sự so sánh đều có sự khập khiểng, tuy nhiên để dễ hiểu hơn, chúng ta có thể so sánh hoạt động của phần mềm ERP với hoạt động của một chiếc Boeing hiện đại. Người quản lý phần mềm ERP sẽ xác định những điều kiện ban đầu, mục đích kinh doanh, cung cấp dữ liệu,… ERP sẽ tự động xử lý theo các yêu cầu chức năng. Ngoài ra, người quản lý vẫn có thể dùng ý chí chủ quan của mình tác động lại hoạt động của phần mềm ERP, ví dụ: khi xuất hiện những sự cố xuất hiện trong kinh doanh, phần mềm ERP sẽ tự động thay đổi xử lý của mình theo yêu cầu của người quản lý hệ thống. Ðiều này cũng tương tự như công việc của những người điều khiển chiếc Boeing, nghĩa là, họ sẽ xác định địa điểm máy bay cất cánh, vị trí hạ cánh, cung cấp nhiên liệu, các thông số kỹ thuật,… máy bay sẽ tự động hành trình một cách chuẩn xác. Tất nhiên, khi có một vấn đề trục trặc nào đó, người điều khiển chiếc Boeing vẫn có thể tác động lại hoạt động của nó, nhằm tránh được rủi ro có thể xảy ra.

Phần mềm ERP có thể làm được những gì?

Mặc dù, chi phí đầu tư cho việc áp dụng ERP là khá cao, nhưng nhiều tổ chức kinh doanh trên thế giới vẫn chọn ERP như một giải pháp tối ưu cho các chiến lược phát triển của mình. Ví dụ: ở Ấn Ðộ, tuy chưa phải là một nước phát triển toàn diện, nhưng theo thống kê: có khoảng 65% số doanh nghiệp có quy mô trung bình trở lên ứng dụng các phần mềm ERP vào hoạt việc hoạch định, quản lý các chiến lược sản xuất kinh doanh của mình. Lý do tại sao ERP lại có khả năng hấp dẫn các doanh nghiệp như thế, trong khuôn khổ một bài viết ngắn không thể diễn đạt một cách đầy đủ. Chỉ xin nêu ra một số điểm quan trọng: Trước hết, ERP sẽ giúp cho một doanh nghiệp có khả năng kiểm soát một cách toàn diện, hiệu quả và rất chặt chẽ toàn bộ hệ thống thông tin của mình, nâng cao tốc độ, chất lượng truyền đạt thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như giữa doanh nghiệp với  môi trường bên ngoài.  Thứ hai, ERP sẽ tạo nên mối liên kết gắn bó giữa các hoạt động trong một doanh nghiệp. Các bộ phận, phòng ban có thể tham chiếu, hỗ trợ lẫn nhau một cách dễ dàng. Thứ ba, ERP sẽ giúp cho vấn đề tổ chức nhân sự, bố trí sản xuất, sắp đặt công việc trong doanh nghiệp có thể thực hiện một cách hợp lý, chính xác đạt hiệu quả cao. Và cuối cùng,  cũng là vấn đề rất quan trọng, đó là ERP có khả năng phân tích được tình hình tài chính, thiết lập và phát triển các mối quan hệ khách hàng, hỗ trợ việc giới thiệu, phát triển sản phẩm. Theo điều tra của BaaN-một trong những công ty hàng đầu trên thế giới về các giải pháp ERP cho doanh nghiệp, thì có khoảng 85% trong số các công ty sử dụng các phần mềm ERP đều khẳng định rằng: hiệu quả của việc phân tích tài chính, duy trì mối quan hệ khách hàng, phát triển sản phẩm dựa trên các công cụ mà ERP cung cấp tăng sáu đến bảy lần so với khi không sử dụng nó.

H7 Percent Industry

 Thống kê về Tỷ lệ ứng dụng ERP trong các ngành công nghiệp

(Nguồn: ITWorld Resource)

 Xét trên một khía cạnh khác, đó là tác động của công nghệ thông tin. Ngày nay, ứng dụng  của các thành tựu trên lĩnh vực công nghệ thông tin vào một tổ chức đã trở thành một vấn đề rất bình thường, nhưng cũng rất quan trọng. Cùng với sự phát triển của mạng thông tin,  phổ biến các loại máy tính có tốc độ xử lý cao, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu liên quan (RDBMS – Relationship Database Management Systems) có khả năng quản lý nhiều cơ sở dữ liệu lớn một cách an toàn và hiệu quả. Ðó chính là những nhân tố thúc đẩy hệ thống ERP phát triển toàn diện hơn. Và như vậy, khi ứng dụng ERP vào một doanh nghiệp, điều tất yếu là hiệu quả của nó sẽ được tăng lên rất nhiều.

Sự phát triển của ERP

Ngày này, nhiều chuyên gia kinh tế cho rằng: ERP có nền tảng từ một hệ thống sản xuất, xuất hiện vào khoảng những năm 1960 đến 1970, đó là hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirement Planning-MRP). MRP được thực hiện dựa trên quá trình quản lý, điều khiển dự trữ, kết hợp với quá trình chuyển đổi các yêu cầu của Lịch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule – MPS ) vào những công việc cụ thể, được thực hiện trên các dây chuyền sản xuất, kế hoạch tìm kiếm nguyên vật liệu,…Trong những năm 80 khái niệm về hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning – MRP II) được đề xuất và phát triển. MRP-II thực hiện dựa trên cơ sở của MRP và được mở rộng thêm trên các lĩnh vực: Marketing, Tài chính-Kế toán, Quản trị nguồn lực, lập dự án,… Nghĩa là, bao gồm phần lớn các hoạt động của một doanh nghiệp. ERP được ra đời khi hệ thống MRP II đã thực sự quản lý hết những hoạt động của doanh nghiệp. ERP là sự phát triển một cách toàn diện từ MRP II.

ERP không chỉ dừng lại ở những ứng dụng cụ thể như đã nói, xu hướng phát triển của ERP thực sự được biến đổi rất nhiều, đặc biệt ở các nước đã áp dụng ERP từ lâu. Kết hợp với sự phát triển của một hệ thống kinh doanh mới: hệ thống Quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM), từ ERP, các doanh nghiệp ở một số nước phát triển đang bước đầu thử nghiệm và khám phá hệ thống Hoạch định nhu cầu đồng bộ khách hàng (Customer Synchrony Requirement Planning – CSRP), một hệ thống phát triển toàn diện hơn so với ERP.

ERP đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Các doanh nghiệp Việt Nam có nên áp dụng ERP và đã đến lúc áp dụng ERP vào hoạt động của mình hay chưa? Một vấn đề, thiết nghĩ, nên được các tổ chức, các ngành quan tâm. Theo chúng tôi, ngay từ bây giờ các doanh nghiệp Việt Nam cần xem xét và ứng dụng những hỗ trợ mà hệ thống ERP cung cấp. Tuy nhiên, ứng dụng ERP như thế nào là một vấn đề hết sức quan trọng, liên quan đến nhiều yếu tố như: quy mô hoạt động của doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, chi phí cho quá trình sử dụng ERP,…Ví dụ: một đoanh nghiệp chỉ đơn thuần hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh (không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm), nếu như ứng dụng toàn bộ hệ thống ERP, tất nhiên, vẫn đạt hiệu quả cao về công việc nhưng chi phí thực hiện sẽ cao hơn rất nhiều. Còn một doanh nghiệp hoạt động trên cả hai lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh, để thực hiện một cách toàn diện, đồng bộ công việc của mình thì doanh nghiệp đó nên ứng dụng toàn bộ những hỗ trợ mà ERP cung cấp.

Khi áp dụng ERP vào hoạt động của mình, các doanh nghiệp nên quan tâm đến những yếu tố, chức năng của các phần mềm ERP cung cấp:

  • Chức năng của phần mềm ERP phải thích hợp với các hoạt động của doanh nghiệp
  • Tính nhất quán giữa các bộ phận khi tiến hành trao đổi thông tin
  • Tính linh động của phần mềm ERP và khả năng thâm nhập của người quản lý
  • Áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau và phù hợp với người sử dụng
  • Ðược thực hiện trên công nghệ khách/chủ dịch vụ (client/server) hoặc tiên tiến hơn, đảm bảo tính an toàn cho hệ thống dữ liệu.
  • Dễ dàng nâng cấp, cải tiến
  • Tối thiểu chi phí thực hiện bao gồm chi phí về bản quyền, huấn luyện, bảo trì, các yêu cầu về hệ thống máy tính,…

Thị trường phần mềm ERP

Thị trường phần mềm ERP rất đa dạng. Tuy nhiên, để sử dụng một phần mềm tốt, thích ứng với hoạt động của doanh nghiệp là một điều cần phải cân nhắc một cách kỹ lưỡng. Trên thế giới một số phần mềm ERP uy tín như Oracle, SapR/3, BaaN,…được nhiều doanh nghiệp lớn đặt mua và sử dụng, tuy nhiên, giá của các sản phẩm này rất cao. Ðể có một phần mềm như thế đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư hàng triệu USD cho việc sử dụng bản quyền, chi phí đào tạo, công nghệ,…một một chí phí rất lớn , nằm ngoài tầm kiểm soát của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Một phương án giải quyết, rất tích cực, đó là sử dụng các phần mềm ERP được sản xuất trong nước. Theo tìm hiểu của chúng tôi, hiện nay, ở trong nước có một số công ty tin học đang đầu tư, nghiên cứu để xây dựng các phần mềm ERP. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia công nghệ thông tin về khả năng các phần mềm ERP được sản xuất trong nước, thì ngoài ưu điểm: chi phí đặt mua thấp hơn rất nhiều, các phần mềm ERP mang quốc tịch Việt Nam vẫn đảm bảo được tính tối ưu, chất lượng phần mềm, khả năng cạnh trạnh và rõ ràng nhất là khả năng dễ sử dụng hơn rất nhiều so với các phần mềm của nước ngoài.  Ðó là một trong những yếu tố rất thuận lợi cho việc ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp Việt Nam, một nhân tố tích cực góp phần vào việc phát triển quy mô, tầm vóc của các doanh nghiệp. Giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thể đứng vững trong nước và vươn ra thị trường nước ngoài.

Đơn Sa – Mai Thế Hùng

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s