Giúp nhân viên cải thiện kiến thức về CNTT

CNTT đã thâm nhập và ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Ứng dụng những thành tựu CNTT vào các hoạt động sản xuất kinh doanh là một nhu cầu thực tế, có khi lại là một yêu cầu bắt buộc nếu như doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển tốt hơn trong môi trường kinh doanh hiện đại. Đó là điều kiện cần, điều kiện đủ để thực hiện thì rất nhiều, ví dụ: ngân sách dành cho các dự án tin học hóa doanh nghiệp, qui trình làm việc, chức năng và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp,…Một vấn đề mà doanh nghiệp thường hay vướng mắc nhất đó là vấn đề về kiến thức tin học và kỹ năng sử dụng máy tính của nhân viên còn nhiều hạn chế. Nhiều doanh nghiệp có khả năng tài chính, sẵn sàng đầu tư chi phí cho các dự án tin học hóa doanh nghiệp, nhưng đã phải bỏ ra một khoảng thời gian rất dài để đưa vào ứng dụng và khai thác chỉ vì nguồn nhân lực không đáp ứng được, tính hiệu quả của các dự án vì thế cũng bị giảm đi rất nhiều.

Có một thực tế…

Nhiều người lớn tuổi khó tiếp cận với CNTT

Đây là một thực tế khá rõ ràng và xuất hiện ở hầu hết các doanh nghiệp. Có nhiều lý do: Lớn tuổi, trí nhớ kém đi, khả năng tiếp cận và tìm hiểu cái mới nhất là trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ sẽ khó khăn. Lớn tuổi, thường đảm trách nhiều chức vụ quan trọng, công việc thường dùng đến “đầu suy nghĩ” nhiều hơn là “mắt nhìn màn hình, tay gõ phím rê chuột”,…Nhưng lý do gì cũng mặc lòng, điều còn lại đó là khả năng sử dụng máy tính, các phần mềm ứng dụng, của người lớn tuổi trong doanh nghiệp, hiện tại đã kém, càng ngày lại càng kém đi (vì các công cụ, ứng dụng CNTT phát triển liên tục).

Với sự khó khăn trong việc tiếp cận và sử dụng CNTT của người lớn tuổi trong doanh nghiệp sẽ dẫn đến tình trạng không thống nhất trong các quá trình quản lý có ứng dụng tin học, từ đó hiệu quả hoạt động của các đơn vị sẽ giảm theo, ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.

Sự hiểu biết chắp vá

Một số người lớn tuổi và đa phần nhân viên trẻ trong doanh nghiệp có thể có những hiểu biết nhất định về tin học và có thể sử dụng được các công cụ phổ biến: phần mềm soạn thảo văn bản, xử lý số liệu, duyệt Internet, một số ứng dụng kèm theo Windows,…Tuy nhiên, sự hiểu biết đó phần lớn là không có hệ thống, vì chỉ tự học hoặc theo học các khóa học ngắn hạn ở bên ngoài. Làm việc thì vẫn được, nhưng thường thì không có sự đồng bộ, thống nhất trong việc soạn thảo, định dạng tài liệu; phương pháp xử lý số liệu. Gặp sự cố máy tính thường hoảng hốt, lo lắng,…

Không có thói quen chia sẻ

Có nhiều người biết khá sâu, rộng về máy tính và các ứng dụng CNTT, nhưng họ không có ý thức chia sẻ cho người khác, hoặc không có công cụ, môi trường để trao đổi hướng dẫn cho người khác cùng biết. Ngược lại, những người không biết, biết ít thì lại không dám hỏi, không muốn hỏi vì sợ người khác đánh giá,…Chính vì những thói quen không tốt đó mà dẫn đến những điều không hay: người biết nhiều thì chỉ biết và làm tốt những công việc của mình, người không biết thì vẫn thế, ì ạch. Cuối cùng thì hiệu quả công việc chung vẫn cứ kém đi.

Làm gì?

Từ công tác tuyển dụng

Nhiều doanh nghiệp, ngay từ khâu tuyển dụng đã chú ý đến vẫn đề trình độ sử dụng máy tính và kiến thức về CNTT của các ứng viên. Đây là điều cần thiết để đảm bảo cho chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên, thực tế là doanh nghiệp rất khó đạt được cùng một lúc 2 yêu cầu: ứng viên vừa giỏi máy tính vừa giỏi chuyên môn. Vì thế, trước hết thì cứ giỏi chuyên môn đã, trình độ tin học sẽ xử lý sau. Và thường, thì nhiều ứng viên vào làm việc ở doanh nghiệp sẽ có một thời gian để làm quen nghiệp vụ đồng thời cải thiện kiến thức tin học, các chuẩn mực CNTT được quy định tại doanh nghiệp.

Đào tạo và huấn luyện

Đây là công việc quản lý nên có ở mỗi doanh nghiệp, nhất là trong vấn đề đào tạo huấn luyện về kiến thức tin học. Với công tác này, mỗi nhân viên sẽ có thêm cơ hội để học hỏi thêm được nhiều điều về CNTT, trước là cho riêng bản thân từng người, sau đó là mang những kiến thức ấy áp dụng vào công việc. Đào tạo huấn luyện kiến thức tin học cho nhân viên có thể thực hiện ngay ở doanh nghiệp hoặc có thể gửi học viên tham gia các khóa học, liên kết với các trung tâm đào tạo,…

Chia sẻ kinh nghiệm

Chia sẻ kinh nghiệm là một điều hết sức đáng quý, đáng thực hiện mà mỗi chúng ta nên phát huy, nhất là những nhân viên cùng làm việc trong một doanh nghiệp. Với việc chia sẻ kinh nghiệm thì: tôi biết, anh cũng biết, nhiều người cũng sẽ biết, thế thì công việc chung mà tôi cùng anh, cùng những người khác làm sẽ được giải quyết thuận lợi hơn, tốt hơn, dựa trên những cái mà chúng ta cùng biết đó. Lợi là lợi cái chung, nhưng cái lợi riêng của tôi và anh vẫn còn đó, thậm chí càng được nhiều hơn nhờ cái lợi chung rất lớn mang lại. Mà chia sẻ kinh nghiệm về CNTT thì đôi khi chúng ta lại được nhiều hơn, vì thực tế có quá nhiều cái mà chúng ta không biết được, người khác có thể biết ít hơn nhưng có những cái họ lại biết rất sâu, hoặc cái biết của họ nằm ngoài tập hiểu biết của ta…

Thực hiện như thế nào?

Nên có bộ phận chuyên môn về CNTT

Doanh nghiệp nên có một bộ phận chuyên trách về CNTT. Tùy theo mức đầu tư và quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà tổ chức bộ phận này cho hợp lý. Có thể đó là một phòng ban đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có thể là một nhóm hoặc một người đảm trách đối với doanh nghiệp nhỏ. Bên cạnh chức năng chính là quản lý hạ tầng CNTT như: thiết lập mạng, bảo trì máy tính, máy in,…còn có một nhiệm vụ khá quan trọng đó là hỗ trợ cho các nhân viên khác sử dụng máy tính và các kiến thức về tin học.

Sử dụng công cụ để chia sẻ tri thức, kinh nghiệm

Biết rằng chia sẻ tri thức, kinh nghiệm là một việc làm có ích, nhưng để làm tốt điều này, mỗi người cũng cần phải có điều kiện, môi trường phù hợp để thực hiện. Cần phải có các công cụ hỗ trợ và sử dụng thường xuyên các công cụ đó. Một diễn đàn học tập được thiết kế dưới dạng các trang Web, một phần mềm dùng chung trên mạng chuyên để đưa các kinh nghiệm, tri thức, tài liệu để mọi người đều có thể đọc, đều có thể trao đổi,…là những công cụ rất hữu hiệu.

Có công cụ, nhưng ý thức sử dụng mới là yếu tố mang tính chất quyết định. Công cụ chia sẻ hay, tiện lợi, nhưng không có ai chịu chia sẻ kinh nghiệm làm việc của mình, không ai muốn viết ra những cái mình đã tổng hợp được thì chẳng mang lại hiệu quả gì, lại còn tốn thêm chi phí.

Chuẩn hóa các tài liệu và sử dụng phần mềm

Một trong những công việc có thể hỗ trợ cho nhân viên cải thiện thêm kiến thức tin học của mình đó là việc thực hiện chuẩn hóa các tài liệu, dữ liệu sử dụng trong doanh nghiệp. Chuẩn hóa ở đây bao gồm các công việc mang tính kỹ thuật như: định dạng văn bản, bố cục, cách trình bày các tài liệu và trên hết là một quy trình ứng dụng CNTT trong các công đoạn quản lý, tác nghiệp của doanh nghiệp. Ví dụ, sử dụng các phần mềm dùng chung, phần mềm quản lý mang tính chất tổng thể dưới dạng ERP, CRM,…

Orders List

Đôn đốc và theo dõi

Khuyến khích khả năng tìm hiểu về CNTT của nhân viên bên cạnh bồi dưỡng, đào tạo thêm kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm là những việc làm cần thiết. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra kiến thức tin học của từng người, từng bộ phận để từ đó rút ra những kết luận và thực hiện những điều chỉnh hợp lý. Như thế tốt cho mỗi cá nhân, nhưng đồng thời cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s