Lập kế hoạch và các công cụ hỗ trợ

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một nghiệp vụ quản lý rất quan trọng đối với cá nhân, doanh nghiệp. Kế hoạch giúp cho nhà quản trị có được cái nhìn toàn diện, bao quát, xuyên suốt quá trình hoạt động của các nguồn lực. Từ kế hoạch, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện các công việc, vì đã có một định hướng và mục tiêu được thiết kế sẵn từ đầu.

Có rất nhiều loại kế hoạch: Kế hoạch kinh doanh, tiếp thị, sản xuất,…Mỗi loại kế hoạch có những yêu cầu, mục đích riêng, tuy nhiên, xét về cấu trúc chung, một bản kế hoạch thường gồm có các phần: Các công việc (làm gì?), thời gian thực hiện (dự trù công việc được làm trong bao lâu), nguồn lực tham gia (ai làm, bộ phận nào thực hiện, sử dụng phương tiện, thiết bị gì,…). Dĩ nhiên, trong một số loại kế hoạch đặc thù cho một chuyên ngành nào đó, sẽ có những điểm đặc trưng, ví dụ: kế hoạch Cắt, May sản phẩm trong ngành may mặc sẽ có thêm kế hoạch yêu cầu cung ứng nguyên phụ liệu, còn trong kế hoạch tài chính, các hạng mục thu chi lại là một đối tượng chính,…

Trong các ứng dụng tin học phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp, hệ thống phần mềm hỗ trợ cho việc thiết lập, tổ chức, triển khai thực hiện và kiểm soát kế hoạch là một công cụ quản lý chưa được các nhà quản lý quan tâm đúng mức. Phác thảo kế hoạch, nói bằng miệng, dự trù cảm tính,… thường dễ hơn quá trình làm việc theo những mốc thời gian, khối lượng công việc được trình bày trong các bản mô tả kế hoạch chi tiết. Tuy nhiên, có một thực tế là hiệu quả của những công việc được lập kế hoạch và quản lý tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ sẽ cao hơn nhiều so với những công việc mang tính tự phát, không có tổ chức, trình tự,…

Công cụ ghi lịch làm việc

Một dạng lập kế hoạch ở mức đơn giản nhất đó là công việc ghi lịch làm việc, sắp xếp các cuộc hẹn, hay nhắc nhở một sự kiện nào đó sẽ xảy ra. Những xấp giấy màu vàng, dán được lên tường, lên bàn mà các nhân viên văn phòng thường gọi là “notes” là một trong những công cụ khả dĩ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch ở mức đơn giản này. Tuy nhiên, sự tiện lợi sẽ kém đi rất nhiều so với khi sử dụng phần mềm…

Các phần mềm hỗ trợ việc ghi lịch, sắp xếp sự kiện thường hiển thị liên tục trên màn hình hoặc dưới dạng “icon” nằm trên các thanh công cụ (toolbar) của hệ điều hành (hoặc một hệ thống phần mềm nào đó). Các công việc, sự kiện được ghi nhận và cập nhật theo thời gian. Công việc nào hoàn thành được đánh dấu kiểm tra, hoặc thay đổi tình trạng, các sự kiện được nhắc nhở theo một quy định nào đó, ví dụ: rung chuông trước khi sự kiện xảy ra,…

Scheduler

Nhóm phần mềm này rất đa dạng về hình thức và số lượng sản phẩm miễn phí có rất nhiều trên Internet. Vì tính đơn giản và thường hướng đến các công việc mang tính cá nhân, nên những công cụ này khó lập được một kế hoạch mang tính tổng quát, cho nhiều người. Gần đây, một số nhà sản xuất phần mềm đã mở rộng những tính năng từ những công cụ này để xây dựng nên các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, tất nhiên phức tạp hơn rất nhiều ví dụ: Lịch công tác cho từng cá nhân, cho cả đơn vị, cấp trên giao việc cho cấp dưới,…

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch tổng quát

Kế hoạch không chỉ dành riêng cho một cá nhân, trong một tổ chức, kế hoạch phải hướng đến công việc của nhiều người, nhiều đơn vị trong những mối liên kết dựa trên yêu cầu công việc. Có như thế, việc lập, triển khai thực hiện, theo dõi kiểm tra kế hoạch mới có kết quả tốt hơn.

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch tổng quát thường được xây dựng dựa trên những kế hoạch mang tính đại trà, có nghĩa là có mặt hầu hết ở các doanh nghiệp, tổ chức với những cấu trúc gần như tương tự nhau, ví dụ: kế hoạch kinh doanh, kế hoạch triển khai một dự án nào đó,…Tất nhiên, mỗi doanh nghiệp, kế hoạch sẽ có những đặc điểm riêng, khả năng ứng dụng linh động sẽ làm nên những điểm khác biệt giữa các phần mềm thuộc nhóm này. Như đã trình bày ở trên, các công cụ lập kế hoạch tổng quát sẽ giúp người quản lý sắp sếp các công việc theo một trình tự thời gian (timelines), thứ tự trước sau, thực hiện song song, đơn vị nào sẽ đảm nhiệm, cá nhân nào sẽ tham gia, mức chi phí dự kiến, các nguồn lực bổ sung,…

Một trong những công cụ hỗ trợ lập kế hoạch khá quen thuộc với nhiều người đó là phần mềm Microsoft Project hay chuyên ngành hơn như phần mềm Business Plan phục vụ cho quá trình lập kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, có rất nhiều phần mềm thuộc dạng này, nhưng vì độ phức tạp cũng như mang lại giá trị sử dụng cao cho các doanh nghiệp nên để có được những công cụ này, doanh nghiệp phải bỏ ra một số chi phí khác cao để có được bản quyền sử dụng.

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch đặc thù

Yêu cầu quản lý ở từng doanh nghiệp sẽ có những nết đặc thù riêng, đặc biệt là trong các nghiệp vụ đặc trưng của từng ngành, nghề. Ví dụ, kế hoạch sản xuất của các doanh nghiệp may mặc sẽ tương đối khác so với kế hoạch sản xuất của một doanh nghiệp xây dựng. Tất nhiên, một số yếu tố như thời gian, nhân sự sẽ có những điểm tương tự nhau.

Trong trường hợp này, khi lập một kế hoạch, nhiều đối tượng, nguồn lực sẽ tham gia vào, nghĩa là một phần của kế hoạch phải dành cho việc sắp xếp, tổ chức các nguồn lực này nhằm phục vụ cho quá trình triển khai thực hiện, theo dõi kiểm tra kế hoạch. Một công cụ lập kế hoạch mang tính tổng quát ví như Microsoft Project sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu đặc thù trong những kế hoạch đặc trưng ở mỗi ngành nghề sản xuất kinh doanh. Vì có thể đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của một ngành, nên những tính năng của các phần mềm này thường đa dạng và rất sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó. Cũng do đó mà chi phí để có được một phần mềm thường lớn và thời gian triển khai sẽ dài hơn.

Planning

Các công cụ lập kế hoạch thuộc nhóm này có thể là một phần mềm độc lập, nhưng thường thì chúng được các nhà cung cấp giải pháp tổ chức thành một phân hệ liên kết trong một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, ví như các hệ thống: SCM, ERP, hay CRM. Bởi vì, để lập được kế hoạch một cách chính xác, nhà quản lý cần phải có thông tin chính xác, đầy đủ từ các đơn vị, bộ phận sản xuất, kinh doanh. Từ việc khai báo các nguồn lực đang có, kết hợp với các mục tiêu được xác lập trong một khoảng thời gian, hoặc cho một đối tượng nào đó, ví dụ: yêu cầu của các đơn đặt hàng, khả năng của nguồn nhân lực, công suất của các máy móc thiết bị,…nhà quản lý sẽ thiết kế nên một bảng kế hoạch phù hợp cho từng thời điểm, từng mục tiêu và tình hình thực tế của các đơn vị phòng ban.

Lập kế hoạch không phải là các bản mô tả trình tự các công việc, tiến độ thực hiện, nguồn lực tham gia,…mà đó là một quá trình xuyên suốt trong rất nhiều hoạt động của doanh nghiệp. Trước khi lập kế hoạch, nhà quản lý cần có một tầm nhìn chiến lược, những dự đoán khởi đầu, kết hợp với tình trạng thực tế của các nguồn lực. Sau khi lập kế hoạch thì phải triển khai thực hiện các công việc một cách nghiêm túc, kèm theo đó là các tiêu chuẩn để kiểm tra, theo dõi và đánh giá các hạng mục đang tiến hành hoặc đã hoàn thành. Trong thực tế, chúng ta thường rất ngại phải cập nhật thông tin kế hoạch, tỏ ra khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ, cân đối nguồn lực tham gia,… Một phần là do kỹ năng lập kế hoạch chưa thật tốt, phần nữa là thiếu các công cụ hỗ trợ quá trình quản lý kế hoạch. Việc tìm hiểu và ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quá trình lập và theo dõi kế hoạch vào các nghiệp vụ quản lý sẽ tăng hiệu quả công việc lên rất nhiều.

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s