Trao đổi về phần mềm Quản lý Nhân sự – Tiền lương

Quản lý nhân sự – tiền lương (NS-TL) là một nghiệp vụ khá quan trọng trong một tổ chức – doanh nghiệp. Nhìn bề ngoài, đây là một công việc tương đối dễ dàng, tuy nhiên, càng đi sâu vào thực tế hoạt động của nó, chúng ta sẽ nhận thấy một điều: không có việc gì là đơn giản cả! Đối với một doanh nghiệp mà số lượng nhân viên khoảng vài trăm người trở lên, các nghiệp vụ quản lý nhân sự đã trở nên phức tạp hơn, nhất là trong vấn đề tính lương. Bài toán tiền lương là một bài toán tưởng chừng như rất đơn giản bằng những phép tính cộng trừ nhân chia, nhưng lại rất nan giải khi áp dụng vào thực tế! Vì sao? Câu trả lời đâu tiên, đó là bởi tính đa dạng trong các phương pháp tính lương,  một doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời nhiều cách tính lương, mỗi cách tính lương lại thay đổi theo từng thời điểm,…

Có một câu hỏi mà hầu như các nhà cung ứng phần mềm quản lý Nhân sự – Tiền lương thường gặp phải: Công ty tôi có rất nhiều phương án lương, phần mềm có thể giải quyết được không? Và kèm theo đó là một loạt các công thức, các tham số, có thể rõ ràng, có thể chồng chéo,…Tất nhiên, nhà cung ứng sẽ trả lời: giải quyết được, hoặc sẽ bổ sung một cách dễ dàng,…

Organization

Trong một phần mềm quản lý NS-TL, nhà phát triển giải pháp thường chia ra rất nhiều phân hệ nhỏ (sub modules), ví dụ: tuyển dụng, lý lịch cá nhân, đánh giá nhân sự, khen thưởng – kỷ luật, chấm công, tính lương,…Phân chia như thế nào, mặc, nhưng làm gì thì làm, cũng đều gói gọn vào trong ba phần chính, như tên gọi chung của phần mềm: Nhân, SựTiền lương.

Nhân

Đó là con người, là các thông tin liên quan đến cá nhân, là một quá trình công tác từ trước tới nay,…Thông tin này thường có được từ lúc bắt đầu tuyển dụng và được bổ sung thêm trong quá trình làm việc. Nhà quản lý nhìn vào yếu tố Nhân này, để trước hết có một cái nhìn tổng quát về các nhân viên dưới quyền, kế đến là có thể biết được phần nào khả năng để có thể phân công công việc cho phù hợp và cuối cùng có thể đưa ra một con số ước lượng về giá trị của mỗi cá  nhân (ví dụ: bậc lương),…

Yêu cầu lưu trữ thông tin về một cá nhân trong một tổ chức là một yêu cầu hết sức bình thường của nghiệp vụ quản lý nhân sự. Hầu như các phần mềm quản lý NS-TL có mặt trên thị trường đều đáp ứng rất tốt chức năng này. Yếu tố để đánh giá sự vượt trội của chức năng này thường là sự đây đủ của các thông tin liên quan đến một cá nhân, càng chính xác, càng chi tiết càng tốt, thêm vào đó là sự tiện lợi, rõ ràng trong việc sử dụng: hiệu chỉnh, tìm kiếm, trình bày thông tin.

Có một thực tế là khi người có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý NS-TL tìm hiểu về phần mềm này thường quan tâm rất chi tiết đến phần thông tin của một cá nhân, nếu thiếu bất cứ một thông tin gì, họ có thể không bằng lòng. Tuy nhiên, đây là một sự đánh giá chưa thật toàn diện, bởi khi phát triển sản phẩm, các nhà sản xuất thường hướng đến những đặc điểm chung nhất của cộng đồng, trường hợp đặc biệt nào đó, có thể họ chưa xét đến, nhưng đối với yêu cầu này, có thể bổ sung và chỉnh sửa rất dễ dàng và thực sự nhanh chóng!

Sự

Là công việc, là các hoạt động của cá nhân trong tổ chức với chức năng và nhiệm vụ được giao. Đó có thể là những chuyến đi công tác, tham gia huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ, các công việc sản xuất, kinh doanh hàng ngày, lịch công tác, quá trình đi làm – tạm nghỉ, thời gian vào-ra của từng nhân viên…Thông tin về cá nhân (Nhân) tương đối ổn định, ngược lại công việc của một cá nhân (Sự) mang tính động, hay thay đổi và phải thường xuyên cập nhật.

Mỗi cá nhân ở trong một tổ chức không thể ngồi yên mà luôn luôn có những công việc và các mối quan hệ vây quanh. Quá trình và kết quả thực hiện các công việc của một cá nhân cần phải được ghi nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời theo sự biến động của thời gian, cần được tổng hợp một cách rõ ràng để nhà quản lý có thể đưa ra những đánh giá chính xác về năng lực cũng hiệu quả làm việc của các nhân viên dưới quyền. Quá trình này diễn ra liên tục từ thời gian tuyển dụng một cá nhân cho đến khi anh ta nghỉ việc. Phần mềm quản lý NS-TL dĩ nhiên phải đáp ứng được những yêu cầu này. Tuy nhiên, đây là một chức năng, có thể do phong cách quản lý hoặc chưa thực sự trở thành một qui trình rõ ràng trong các doanh nghiệp mà người tìm hiểu phần mềm thường bỏ qua hoặc quan tâm rất ít.

“Sự” rất quan trọng! Doanh nghiệp phát triển được cần phải có con người tốt (Nhân) và những con người tốt đó cần phải thực hiện tốt các công việc thuộc trách nhiệm của mình (Sự). Phần mềm quản lý NS-TL nào có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý được quá trình hoạt động của các cá nhân, công việc, kết quả công việc,…sẽ giúp cho hệ thống quản lý công việc trong doanh nghiệp trở nên rõ ràng, thông suốt, đồng thời làm cơ sở cho việc tính lương, khen thưởng, phân phối thu nhập chính xác, công bằng hơn!

Q4

Tiền lương

Theo đúng ý nghĩa, thì tiền lương là hệ quả của NhânSự, đó là giá trị bằng tiền dùng để đánh giá khả năng và kết quả làm việc của các cá nhân trong doanh nghiệp. Vì tính công bằng và yêu cầu đánh giá đúng, chính xác khả năng công hiến và kết quả làm việc của từng cá nhân, nên việc tính lương không thể đơn giản được, nó tùy thuộc vào từng người (Nhân); từng hoàn cảnh, thời gian, từng công việc, hiệu quả mang lại, (Sự)…Vì thế, phải dùng các tham số, các công thức để áp dụng cho cụ thể. Yếu tố Nhân thường mang tính tĩnh, ít thay đổi hơn, Sự lại mang tính động, Tiền lương là một công cụ để hài hòa hai trạng thái Tĩnh – Động đó!

Trong các doanh nghiệp, bên cạnh các tiêu chuẩn xếp lương được qui định chung, mỗi doanh nghiệp luôn có những cách tính lương linh động phù hợp với hoạt động của từng bộ phận, đơn vị và có thể theo từng cá nhân nữa! Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất, với một số lượng lớn nhân công và người quản lý, doanh nghiệp thường phải sử dụng rất nhiều phương án tính lương, ví như: lương sản phẩm, lương ngày công, lương khoán,…mỗi phương án lại có thể tồn tại cùng một lúc các phương án tính toán khác nhau, lại nữa, có những cách tính lại là tổng hợp hoặc là một tổ hợp của các phương án khác.

Một trong những quan tâm hàng đầu của người dùng phần mềm quản lý NS-TL là làm sao phần mềm có thể giúp họ tính lương được nhanh nhất, chính xác nhất, và có thể thay đổi linh động các phương pháp tính lương theo thực tế quản lý. Theo đó, khi tìm hiểu về một phần mềm nào đó, người dùng nên quan tâm và khảo sát thật kỹ chức năng này. Các nhà cung cấp giải pháp thường hỗ trợ các phương pháp tính lương chung trong sản phẩm của họ, tuy nhiên, hầu như các phương án này đều phải điều chỉnh khi áp dụng vào doanh nghiệp. Nếu tìm hiểu về chức năng tính lương, bạn không cần thiết phải hỏi nhà cung cấp có thể đáp ứng những phương pháp tính lương nào. Bạn đưa ra một công thức phương án tính lương, rồi điều chỉnh một chút trong công thức của phương án tính lương đó, nếu phần mềm nào có thể đáp ứng được 2 phương án đó một cách nhanh chóng, chính xác, đó có thể là một giải pháp có ích cho bạn!

Có nên sử dụng phần mềm quản lý NS-TL?

Dĩ nhiên là rất nên, phần mềm sẽ giúp bạn nắm được thông tin những con người trong doanh nghiệp một cách rõ ràng, vừa đủ. Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý được quá trình lập kế hoạch nhân sự, tổ chức công việc, ghi nhận kết quả làm việc,… Để từ đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được khả năng và sự cống hiến của từng cá nhân, thể hiện qua các mức lương, thưởng phạt, bồi dưỡng mà doanh nghiệp trả cho người lao động.

Các phần mềm quản lý NS-TL thường được nhà sản xuất phân chia thành các chức năng nhỏ, gắn kết với nhau trong một qui trình làm việc. Tuyển dụng nhân viên, lập bảng chấm công ghi điểm hàng ngày, tính bảo hiểm xã hội, lập các báo cáo về nhân sự, biến động tiền lương,…là những nghiệp vụ quản lý thường xuyên trong doanh nghiệp. Bạn có thể gặp rất nhiều phần mềm, các chức năng hầu như na ná giống nhau. Phần mềm nào cũng có thể giúp bạn giải quyết những công việc liên quan đến vấn đề quản lý nhân sự – tiền lương. Bắt đầu từ khâu tuyển dụng, làm việc, đánh giá quá trình làm việc đến lúc nghỉ việc. Bạn có thể mất phương hướng giữa một loạt các chức năng và nghiệp vụ chi tiết. Chọn phần mềm nào đây? Trước hết bạn nên đứng lùi một bước, đánh giá tổng quan về phần mềm qua 3 tiêu chí lớn: Nhân – Sự – Tiền lương, khi đã thấy được, bạn có thể tìm hiểu đến từng chi tiết của các chức năng trong phần mềm!

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s