Phần mềm Quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất (QLSX) là một nghiệp vụ quan trọng của các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất. Đây cũng chính là phần khó khăn nhất trong quá trình triển khai các phần mềm quản lý doanh nghiệp vì những đặc trưng trong từng khâu, từng nghiệp vụ. Với hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), chức năng quản lý sản xuất thường được xem như là phần cốt lõi và chính yếu của hệ thống. Triển khai và sử dụng tốt chức năng này, nghĩa là doanh nghiệp đã gặt hái được hơn phân nửa thành công. Tuy nhiên, trước khi đạt được điều đó, thì phần mềm quản lý sản xuất phải đáp ứng được các nghiệp vụ quản lý hiện có của doanh nghiệp và giúp cho người quản lý thuận tiện hơn, dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng.

Các chức năng của phần mềm QLSX

Quản lý các nguồn lực sản xuất

Nguồn lực sản xuất thì có nhiều nhưng có thể phân ra thành ba nhóm nguồn lực chính: Con người, Máy móc – Thiết bịVật tư – Nguyên phụ liệu. Trong tổ chức tổng thể của hệ thống ERP, sẽ có những phân hệ quản lý cụ thể hơn cho từng đối tượng này (ví dụ các phân hệ: Quản lý nhân sự – tiền lương, Quản lý tài sản,…). Với phần mềm QLSX (hoặc phân hệ QLSX trong một hệ thống ERP) thì chức năng quản lý các nguồn lực không đi sâu vào chi tiết mà chỉ quan tâm đến các thông tin như: Năng lực sản xuất, số lượng nhân công, các chủng loại loại thiết bị – công cụ, công suất hoạt động, định mức vật tư, danh sách cấu trúc nguyên phụ liệu (BOM – Bill Of Materials)…nghĩa là những thông tin mang tính tổng hợp nhằm phục vụ cho việc xây dựng các kế hoạch sản xuất hay các bước thiết kế qui trình công nghệ.

Quản lý quy trình sản xuất

Đây là một chức năng khá quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất. Trong một số hệ thống ERP và cũng như trong thực tế tổ chức của một số doanh nghiệp, chức năng quản lý quy trình sản xuất được phân ra thành một phần độc lập, song hành với chức năng QLSX. Một quy trình, thường có nhiều công đoạn sản xuất, để quản lý một công đoạn nào đó chúng ta thường quan tâm đến các yếu tố: ai làm? sử dụng loại máy móc- công cụ nào? nguyên phụ liệu gì? Từ đó, tính ra định mức sử dụng các nguồn lực cho cả quy trình và sử dụng các kết quả này để lập kế hoạch và triển khai sản xuất.

Quản lý kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là một chức năng chính của hệ phần mềm QLSX. Có hai dạng kế hoạch đó là kế hoạch sản xuất tổng thể và các kế hoạch chi tiết cho từng đơn vị, cho từng đối tượng nguồn lực. Kế hoạch tổng thể (Master Plans) được thiết lập nhằm đưa ra mục tiêu, tiến độ và định hướng chung cho quá trình sản xuất. Ví dụ, khi có một loạt đơn hàng, bộ phận quản lý sản xuất sẽ lập một kế hoạch tổng thể cho từng thời đoạn sản xuất: ngày, tuần, tháng, quí,…Cụ thể hơn: tuần 1 sản xuất 500 sản phẩm, tuần 2: 800, tuần 3: 1000,…Với kế hoạch này, bộ phận quản lý sản xuất sẽ đưa ra các mức số lượng sản xuất tổng thể để đảm bảo yêu cầu của các đơn hàng (thời gian, số lượng). Các mục tiêu, tiến độ sẽ được mô tả cụ thể hơn trong các bản kế hoạch chi tiết. Các kế hoạch chi tiết (Detail Plans) là những bản trình bày rất rõ những thông tin về nguồn lực cũng như tiến độ sử dụng, khai thác các nguồn lực đó. Có nhiều bản kế hoạch chi tiết, trong đó các kế hoạch như: kế hoạch nguyên phụ liệu (MRP – Material Requirements Planning), kế hoạch sử dụng thiết bị (CRP – Capacity Requirements Planning) và kế hoạch sử dụng nhân lực (HRP – Human Requirements Planning) là bộ ba kế hoạch quan trọng nhất. Việc đưa ra các kế hoạch này sẽ dựa trên yêu cầu của các đơn hàng (thông qua kế hoạch sản xuất tổng thể) và tình hình thực tế của các nguồn lực đang có mặt trong doanh nghiệp. Từ đó, các kế hoạch khác sẽ xuất hiện theo, ví dụ: kế hoạch mua hàng, thuê mướn lao động, máy móc,…

Production

Điều hành sản xuất

Điều hành sản xuất là công tác không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Điều hành bao gồm các công việc: lập lệnh sản xuất, viết các phiếu yêu cầu, ghi nhận thực tế sản xuất và kiểm tra các công đoạn, đánh giá chất lượng sản phẩm,…Điều hành rất quan trọng, vì nếu làm không tốt thì các kế hoạch sẽ khó mà hoàn thành và kết quả đầu ra của sản xuất sẽ kém đi.

  • Lệnh sản xuất: Sau khi các kế hoạch sản xuất được phê duyệt, thông tin trong từng kế hoạch sẽ được thực hiện thông qua các lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất bao gồm rất nhiều phiếu yêu cầu khác: phiếu yêu cầu sản xuất, phiếu yêu cầu nguyên phụ liệu, phiếu yêu cầu thiết bị, phiếu giao nhân viên,…Các phiếu này sẽ được chuyển đến các bộ phận quản lý chức năng nhằm có được các nguồn lực đầy đủ để phục vụ sản xuất.
  • Ghi nhận sản xuất: Kết quả sản xuất hàng ngày, của từng công đoạn, của từng người hay của từng tổ, phân xưởng cần được ghi nhận thật chính xác, kịp thời. Vì đây là nhưng thông số để nhà quản lý biết được kết quả sản xuất chung và làm căn cứ phân bổ chi phí về sau. Việc ghi nhận lại các kết quả thực tế cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp đối chiếu, so sánh lại với các phiếu yêu cầu sản xuất và xa hơn là các yêu cầu trong kế hoạch, để từ đó có sự cân đối phù hợp và đánh giá chính xác hơn các công việc của quá trình quản lý sản xuất.
  • Kiểm tra, đánh giá: Chức năng này giúp cho nhà quản lý thấy được những cái đạt được và những gì chưa đạt xuyên suốt quá trình sản xuất. Công tác kiểm tra, không phải chỉ ở khâu cuối cùng mà luôn có mặt trong từng khâu, từng công đoạn, từng bộ phận sản xuất. Từ kết quả kiểm tra, đánh giá, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đưa ra những điều chỉnh cho phù hợp. Ví dụ, khi kế hoạch sản xuất vượt quá khả năng đáp ứng thực tế của các nguồn lực thì phần mềm sẽ đưa ra những thông tin cảnh báo để từ đó người quản lý sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp: tăng ca, thuê nhân công,…

Khả năng hoạt động của phần mềm

Chức năng phải đúng, đủ và phù hợp với đặc tính sản xuất: Vì hoạt động sản xuất có những quy định và thực hiện tương đối chuẩn mực trong hầu hết các doanh nghiệp. Nên trước hết, phần mềm QLSX phải có các chức năng đúng, đủ và phù hợp với các nghiệp vụ này. Quá trình sản xuất là một loạt các bước thực hiện liên quan chặt chẽ với nhau, trục trặc hay thiếu đi một khâu nào đó thì các khâu khác sẽ bị ảnh hưởng theo. Vì thế, các chức năng của phần mềm phải đúng và đủ. Trong thực tế, các ngành sản xuất có thể có những điểm chung như: tổ chức sản xuất bằng các qui trình – công đoạn, có các kế hoạch, các lệnh sản xuất,…nhưng luôn tồn tại những điểm đặc thù. Ví dụ: qui trình sản xuất của ngành May sẽ khác với qui trình sản xuất của ngành Điện tử, cách đánh giá sản phẩm cũng có thể sẽ khác nhau,…Do đó, yêu cầu phù hợp với đặc tính sản xuất cũng rất cần thiết.

Chạy ổn định và đảm bảo tính liên tục: Không riêng gì phần mềm QLSX mà tất cả các phần mềm quản lý khác, một yêu cầu căn bản là phải chạy ổn định, ít lỗi. Với phần mềm QLSX  cần bổ sung thêm một yêu cầu nữa là phải đảm bảo tính liên tục trong các khâu hoạt động. Các chỉ tiêu và dữ liệu ghi nhận, tình toán và tổng hợp trong các nghiệp vụ QLSX rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến nhiều mặt: đảm bảo yêu cầu đơn hàng, sử dụng nguồn lực, phân bổ chi phí nhân công, máy móc,…nên việc xử lý số liệu phải chính xác, ổn định, một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến cả quá trình.

Gần gũi với thức tế sản xuất: Một phần mềm QLSX cần phải gần gũi với thực tế sản xuất, ví dụ: chức năng thiết kế qui trình – công đoạn phải mang tính trực quan, nhìn vào bảng kế hoạch thì có thể thấy ngay các thông tin cần thiết mà không phải thao tác nhiều, các lệnh sản xuất thật đơn giản nhưng rõ ràng, lúc ghi nhận sản xuất thì phải nhanh, thuận tiện,…Vì gần gũi, trực quan nên dễ dùng, hiệu quả mang lại từ việc sử dụng phần mềm sẽ tăng lên.

Khi tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ cho nghiệp vụ quản lý sản xuất, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý các vấn đề trên. Trước hết, các chức năng nhất thiết phải đủ, nếu không sẽ có những nghiệp vụ bị thiếu đi, đúng để đảm bảo chất lượng hoạt động của các khâu và phù hợp để đỡ phần vất vả và làm việc thông suốt. Thứ hai là phải chạy ổn định, ít lỗi để đảm bảo tính liên tục cũng như trình tự hợp lý của nghiệp vụ sản xuất. Cuối cùng là phải gần gũi, thân thiện với các chức năng sản xuất và con người làm việc trong lĩnh vực này: đơn giản nhưng hiệu quả!

 

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s