Đánh giá chất lượng phần mềm quản lý

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quá trình hoạch định và quản lý doanh nghiệp, đó là điều thực sự cần thiết. Trang bị máy tính, lắp đặt hệ thống mạng, kết nối Internet,…và mua các phần mềm quản lý là những công việc mà hầu như doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện để triển khai và ứng dụng CNTT vào các hoạt động SX-KD của mình một cách hiệu quả. Có một thực tế là trong quá trình ứng dụng các thành tựu CNTT, doanh nghiệp tỏ ra khá thuận lợi và suôn sẻ khi mua máy tính, lắp đặt hệ thống mạng,… nói chung là trang bị hệ thống phần cứng hơn là khi tìm hiểu, mua sắm và sử dụng các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho việc hoạch định, quản lý doanh nghiệp. Một lý do rất được nhiều người đồng ý là rất khó đánh giá được chất lượng của phần mềm mà mình đang quan tâm. Mà chất lượng của phần mềm quản lý lại là yêu cầu số một khi các doanh nghiệp tìm hiểu khả năng hoạt động của nó. Để doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn, chúng tôi xin trình bày ba vấn đề cần quan tâm khi tiến hành tìm hiểu rồi từng bước đi đến mua sắm và sử dụng một phần mềm quản lý.

Nguồn gốc, mục tiêu và định hướng – cái Lý cơ bản.

Vấn đề cơ bản đầu tiên là doanh nghiệp có “Ý” triển khai và ứng dụng phần mềm quản lý các hoạt động của mình hay không. Khi doanh nghiệp chưa có ý thức về vấn đề này, thì mọi cố gắng tìm hiểu và các bước đi khác chẳng có ý nghĩa. Ngược lại, đó là cái lý lẽ, cái căn bản đầu tiên để doanh nghiệp bắt đầu tiến hành một loạt những nội dung tiếp theo của mình.

Doanh nghiệp hoạt động trong một thời gian dài, dữ liệu lưu trữ đến một lúc nào đó, nằm ì ạch trong hàng đống hồ sơ giấy tờ, người quản lý, có lúc đổ cả mồ hôi vẫn tìm không ra thứ mình cần tìm: một tờ lý lịch nhân viên chẳng hạn. Công việc cấp trên giao cho cấp dưới, số lượng có thể có hàng chục, thậm chí hàng trăm trong một ngày. Làm sao để kiểm soát được tiến độ, kết quả,… Đó là những ví dụ rất cụ thể trong vô vàn những khó khăn liên quan đến vấn đề quản lý doanh nghiệp. Những khó khăn này không hề xa lạ, chúng bắt nguồn từ những hoạt động thực tế, những tác nghiệp chức năng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự tìm hiểu, đọc báo, tìm đến nhà tư vấn,…và đi đến một kết luận là phải sử dụng các phần mềm quản lý để quản lý các hoạt động của mình.

Điều quan tâm cơ bản nhất của doanh nghiệp là chất lượng của phần mềm phải thích ứng với mục tiêu, định hướng của mình.

Khi tiếp cận một phần mềm quản lý doanh nghiệp, một cái nhìn chung là người mua thường đặt những câu hỏi cho người bán dựa trên những thực tế hoạt động của doanh nghiệp mình, ví như:Tôi có thể làm được điều này hay khôngCông ty tôi có đặc điểm này, phần mềm có chức năng nào đáp ứng được hay không? Hay ví dụ cụ thể hơn khi một người tiếp xúc để mua một phần mềm quản lý nhân sự tiền lương: Công ty tôi có mấy chục phương pháp tính lương, phần mềm có thể thực hiện được không?,…Dĩ nhiên, người bán sẽ có cách trả lời, và người mua có thể thỏa mãn và có sự đánh giá với những câu trả lời của người bán. Nhưng đó là những câu hỏi hết sức cần thiết, là nấc thang đầu tiên để doanh nghiệp có thể mua được một sản phẩm phần mềm có chất lượng. Có rất nhiều câu hỏi, rất nhiều yêu cầu cần được giải đáp, chúng ta có thể tổng hợp theo ba nhóm yêu cầu sau (với mức quan trọng giảm dần):

  • Nhóm 1: Các câu hỏi liên quan đến những tác nghiệp chức năng đã có và hiện tại của doanh nghiệp mà phần mềm có thể đáp ứng. Các câu hỏi liên quan đến vấn đề phát triển, định hướng hoạt động trong tương lai, khả năng tương thích với những sự thay đổi,…Ví dụ: Công ty có chức năng hoạt động này, phần mềm có hay khôngQui trình hoạt động của xí nghiệp, phần mềm có quản lý và theo dõi được không?,… Đây là hệ thống những yêu cầu quan trọng nhất.
  • Nhóm 2: Các câu hỏi về vấn đề triển khai ứng dụng, chi phí, bản quyền, đào tạo, tư vấn, …
  • Nhóm 3: Các câu hỏi về kỹ thuật phát triển phần mềm, hệ thống công cụ xây dựng và phát triển phần mềm, các ứng dụng CNTT liên quan đến phần mềm,…

Với cách sử dụng các câu hỏi, và đánh giá những câu trả lời từ người bán, doanh nghiệp có thể nắm vững được cái “Lý” ban đầu của mình với những mục tiêu và định hướng đã được vạch ra và đáp ứng được bản chất của cái “Ý” ban đầu rất đơn giản: mua phần mềm để làm gì, để giải quyết những vấn đề gì! Và một khi đã nắm được bản chất, mục tiêu và định hướng, những bước tìm hiểu tiếp theo sẽ có kết quả cao hơn.

Z5

Phần mềm hoạt động như thế nào – luồng Khí sống

Các câu hỏi về chức năng của phần mềm và khả năng giải quyết các vấn đề thực tế của phần mềm cần phải được kiểm chứng. Một số tính năng của phần mềm có thể thấy được ngay lập tức, nhưng đa phần, phải có đủ thời gian sự đánh giá mới chính xác hơn. Quá trình kiểm tra, đánh giá phần mềm hoạt động như thế nào là vấn đề cần quan tâm tiếp theo sau cái Lý cơ bản mở đầu. Vẫn là những câu hỏi, nhưng ở đây, doanh nghiệp vừa là người đặt ra câu hỏi, vừa là người trả lời các câu hỏi đó qua sự kiểm định thực tế: Các yêu cầu chức năng có được thể hiện đầy đủ khôngPhần mềm chạy có nhanh khôngTính ổn định của phần mềm có cao khôngLỗi phần mềm nhiều hay ítNhập dữ liệu có dễ khôngKết quả tính toán, phân tích, thống kê có chính xác không?,… Đó là những nội dung, thể hiện cho khả năng hoạt động của phần mềm.

Với những mục tiêu và định hướng ban đầu, doanh nghiệp có thể kiếm được phần mềm và mua về sử dụng, nhưng khả năng hoạt động của phần mềm sẽ là yếu tố cho phép phần mềm có “sống” được cùng với doanh nghiệp hay không.

Khoảng thời gian ban đầu của quá trình vận hành phần mềm và kiểm nghiệm là rất quan trọng để doanh nghiệp có những cái nhìn và những quyết định phù hợp cho việc ứng dụng phần mềm. Quá trình này sẽ giúp cho phần mềm có khả năng “sống” được và “sống” tốt trong doanh nghiệp về lâu về dài.

Giao diện và sự thuận tiện khi sử dụng – Hình thức

Tốt gỗ hơn tốt nước sơn, nhưng nước sơn đôi khi cũng làm cho gỗ bền hơn, đẹp hơn, và từ đó theo một cách nhìn nào đó, cũng tốt hơn. Khi tiếp cận với phần mềm quản lý, chúng ta thường nhận thấy ngay cái hình ảnh thể hiện ra bên ngoài và cách thức hoạt động của nó bằng các giác quan và sự cảm nhận. Giao diện của ứng dụng đẹp hay không đẹp, bố cục trên các cửa số phần mềm có hợp lý hay khôngCác thao tác phức tạp hay đơn giảnHệ thống trợ giúp có thuận tiện hay không?,…là những đánh giá thường gặp, ngay khi người nào đó nhìn vào một phần mềm mà anh ta bắt gặp.

Giao diện phần mềm và sự thuận tiện khi sử dụng, có thể dễ dàng nhận thấy hơn và thấy ngay lập tức so với những mục tiêu định hướng và sự kiểm định khả năng hoạt động của một phần mềm. Tâm lý ưa chuộng hình thức rất khó tránh khỏi và cũng là điều hết sức bình thường. Suốt ngày làm việc với máy tính, với những con số mà cái đập vào mắt người dùng đẹp về hình thức, màu sắc hài hòa, bố cục hợp lý, người làm việc cũng có tâm lý thoải mái hơn. Tuy nhiên, giao diện chỉ là yếu tố xếp hàng cuối trong ba vấn đề cần quan tâm đối với một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Cái quan trọng nhất, cốt lõi nhất để giúp doanh nghiệp có thể tìm hiểu mua và sử dụng một phần mềm quản lý có hiệu quả đó là cái Lý cơ bản đầu tiên: bản chất, mục tiêu và định hướng – mua phần mềm để làm gì, giải quyết cho cái gì,…Tiếp đến là đánh giá khả năng hoạt động của phần mềm, kiểm tra khả năng thích ứng và “sống” như thế nào trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Để có sự đánh giá chính xác hơn về các vấn đề cần quan tâm khi đánh giá chất lượng một phần mềm quản lý doanh nghiệp, chúng ta nên lượng hóa sự đánh giá của mình bằng hình thức cho điểm, dựa trên một thang điểm được qui định sẵn. Hình thức lượng hóa này thường được áp dụng trong lĩnh vực bán hàng và tiếp thị nhằm tham khảo ý kiến của khách hàng về các sản phẩm dịch vụ nào đó. Chúng ta có thể sử dụng để đánh giá về phần mềm mà mình định mua. Hình thức cho điểm và đánh giá này có thể cho nhiều người tham gia, để người quản lý doanh nghiệp có cái nhìn nhiều chiều và tổng hợp hơn. Bảng dưới đây, mô tả cách thức (dưới dạng ví dụ tổng quát) cho điểm đánh giá phần mềm quản lý.

Bảng: Ví dụ về thang điểm đánh giá phần mềm

Vấn đề quan tâm

Các yêu cầu

Đánh giá (Ví dụ thang điểm 10)

Phần mềm A

Phần mềm B

Phần mềm C

Cái Lý cơ bản

Yêu cầu 1

6-8

5-7

8-10

Yêu cầu 2

4-6

4-6

5-7

Yêu cầu thứ …

4-6

8-10

6-8

Khả năng hoạt động: luồng Khí sống

Yêu cầu …

5-7

4-6

6-8

Hình – Thức

Yêu cầu…

4-6

5-7

5-7

Sau khi đã lượng hóa chất lượng của một phần mềm bằng cách cho điểm đánh giá, doanh nghiệp có thể tổng hợp và thống kê theo những cách thức riêng của mình. Sự đánh giá cần có sự hài hòa giữa ba vấn đề cần quan tâm. Tuy nhiên, chúng ta nên chú ý, đặt sự quan trọng, cần thiết của vấn đề quan tâm đầu tiên – Cái Lý cơ bản lên trên hết, tiếp đến là vấn đề thứ hai, và sau cùng là vấn đề Hình – Thức như đã trình bày ở trên.

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s