Xử lý dữ liệu trong các giải pháp ERP, CRM

Dữ liệu quản lý là một tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Hàng ngày, doanh nghiệp tiếp cận với rất nhiều thông tin, tuy nhiên, đa phần những thông tin đó đều mang tính chất ghi nhận, chưa được sàng lọc, lựa chọn. Và hầu như doanh nghiệp nào cũng đều phải tiến hành xử lý những dữ liệu thu được đó để phục vụ cho các hoạt động của mình hiệu quả hơn. Dĩ nhiên, quá trình xử lý dữ liệu sẽ gặp nhiều khó khăn vì dữ liệu thô thì nhiều lại không được chuẩn hóa, trình bày lộn xộn, thừa thiếu thông tin,… Gần đây, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các phần mềm quản lý nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công việc xử lý dữ liệu. Một số doanh nghiệp đã hướng đến sử dụng giải pháp phần mềm ERP, CRM nhằm khai thác các công cụ xử lý dữ liệu chuyên nghiệp hơn,…

Quá trình quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp

Hầu hết dữ liệu trong doanh nghiệp đều liên quan đến các nguồn lực: con người, máy móc, nguyên vật liệu,…Vì thế dữ liệu thường nảy sinh trong suốt quá trình hoạch định các nguồn lực đó. Trong các quyết định SX-KD của doanh nghiệp, có những hoạch định mang tính ngắn hạn, có những hoạch định mang tính dài hạn. Một bản hoạch định có thể chỉ ảnh hưởng đến một hoạt động chức năng hay một bộ phận nào đó trong cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, đa phần các bản hoạch định đều mang những tác động tổng thể và bao trùm lên các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Một quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng quát thường bao gồm ba bước lớn: thứ nhất, quá trình thống kê dự báo và đánh giá các nguồn lực; thứ hai, phân tích, tính toán mức độ và khả năng đáp ứng của các nguồn lực bằng các kỹ thuật quản trị SX-KD; thứ ba, dựa trên kết quả của bước thứ nhất và bước thứ hai để tiến hành ra các quyết định.

Xu ly 1

Quá trình quản lý nguồn lực của phần mềm ERP

Một ví dụ rất thường gặp trong hoạt động ở nhiều doanh nghiệp đó là: vấn đề sản xuất theo đơn đặt hàng. Lúc này, mặc dù, doanh nghiệp đang có sẵn nguồn nhân lực; có sẵn các máy móc, thiết bị; nguồn nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cung ứng thì doanh nghiệp cũng không thể cứ ào ạt đưa các nguồn lực này vào phục vụ cho quá trình sản xuất đơn hàng này. Những yêu cầu: sử dụng bao nhiêu nhân lực?, máy móc thiết bị gì?, số lượng và chủng loại nguyên vật liệu gì sẽ được cung ứng?, thời gian hoàn thành đơn hàng sẽ bao lâu?,…Rất nhiều yêu cầu xuất phát từ mục đích tối ưu hiệu quả SX-KD của doanh nghiệp sẽ xuất hiện và khiến cho doanh nghiệp phải tính toán, phân tích các thông tin liên quan để từ đó có những bảng dữ liệu mô tả chính xác, đầy đủ và rõ ràng về các nguồn lực.

Mô hình xử lý dữ liệu trong các phần mềm ERP

Hệ thống xử lý dữ liệu Vào – Ra

Thông tin của các nguồn lực là yếu tố then chốt để các nhà quản trị nắm bắt được tình hình hoạt động cũng như vạch ra những kế hoạch hành động trong tương lai cho doanh nghiệp mình. Thông tin ở đây bao hàm ý nghĩa vừa là những khối vật chất hữu hình như: máy móc, nhà xưởng, nguyên vật liệu,… vừa là những khối dữ liệu dịch chuyển trong suốt quá trình hoạt động như: lý lịch nhân viên, thông tin về các đơn hàng, các bảng cân đối tài chính,…

Trong các phần mềm ERP, cách xử lý dữ liệu theo phương pháp Vào – Ra được áp dụng hầu hết ở các chức năng quản lý. Nó được thể hiện xuyên suốt từ lúc nhập dữ liệu, tính toán các chỉ tiêu và kết xuất ra những báo cáo cho nhà quản lý. Một ví dụ khá rõ ràng đó là vấn đề quản lý người dùng của hệ thống. Dữ liệu đầu vào đó là thông tin của người dùng: tên, mật khẩu, vị trí làm việc,…Dựa theo các yêu cầu, tiêu chuẩn của công ty: trình độ quản lý, công việc chuyên môn, chức vụ,…mà người quản lý sẽ tiến hành cấp quyền sử dụng chức năng phần mềm cho người dùng và kết quả ở đầu ra là người dùng sẽ được thao tác, sử dụng những chức năng gì của phần mềm với những quyền nào (xem, thêm, xóa, sửa,… dữ liệu).

Xu ly 2

Đây là mô hình điều khiển được áp dụng hầu hết trong các chức năng phần mềm của hệ thống ERP. Bằng các màn hình nhập liệu, đồ thị phân tích, các mẫu biểu báo cáo, dữ liệu sẽ được xử lý theo những mức độ khác nhau. Thông tin về tiền, nguồn nhân lực, máy móc-thiết bị, nguyên liêu-vật liệu, .. là những thành phần điển hình của các dữ liệu đầu vào. Chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp,…là những chỉ tiêu quan trọng ở kết quả đầu ra. Bằng các công cụ hỗ trợ từ phần mềm mà người dùng sẽ biến đổi các thông tin đầu vào thành những kết quả ở đầu ra, dựa trên một quá trình xử lý, phân tích liên tục những thông tin ở hai phía vào – ra, đồng thời đánh giá sự tác động của các yếu tố: qui định – tiêu chuẩn, môi trường kinh doanh và nhu cầu của khách hàng,… đối với bản thân doanh nghiệp. Dữ liệu thu được từ quá trình phân tích, xử lý các thông tin đầu vào và kết quả đầu ra sẽ là một tài sản cực kỳ quí giá cho mỗi doanh nghiệp. Bởi từ đây, các nhà quản trị và hoạch định chiến lược cho mỗi doanh nghiệp sẽ nhìn thấy được khả năng cũng như biết được những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp mình. Tất nhiên, trước hết, doanh nghiệp cần phải có thông tin thật đầy đủ, chính xác về các nguồn lực, ví dụ: số lượng và qui mô các đơn hàng, nhân sự và tiềm năng nguồn nhân lực, tình trạng máy móc thiết bị, thông tin về vật tư, hàng hóa,…để từ đó, bộ phận xử lý thông tin sẽ có được dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình tính toán các chỉ tiêu. Tam giác phân cấp các mức độ xử lý dữ liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp tổ chức và quản trị luồng thông tin một cách rõ ràng, chính xác, kịp thời hơn.

Các lớp xử lý dữ liệu

Một điều dễ nhận thấy là bất cứ nguồn lực nào cũng có một hệ thống thông tin bên trong và những luồng thông tin dịch chuyển xung quanh nó. Tuy nhiên, vì nguồn lực rất đa dạng nên lượng thông tin liên quan đến nó cũng không hề nhỏ. Quá trình quản lý nguồn lực và xử lý thông tin, theo đó, cũng sẽ không phải là một vấn đề đơn giản. Việc phân lớp thông tin, phân loại, chọn lọc dữ liệu như thế nào cho hợp lý? Thông tin lấy về sẽ được lưu trữ ở đâu để có thể cung cấp cho quá trình phân tích dữ liệu một cách dễ dàng?, Sau khi phân tích, thông tin sẽ dùng để làm gì?, Chất lượng thông tin trong các quyết định được đánh giá như thế nào, có hiệu quả hay không?…Rất nhiều câu hỏi nhằm thể hiện cho một loạt vấn đề cần giải quyết, thực sự làm cho doanh nghiệp bối rối trong các hoạt động thực tế của mình.

Xu ly 3

Ba cấp độ quản lý thông tin ở trên luôn có những mối quan hệ ràng buộc và hỗ trợ lẫn nhau. Nhập thông tin, là mức quản lý thông tin thấp nhất, tuy nhiên, lại là bước căn bản đầu tiên, bắt buộc phải có. Chất lượng của quá trình xử lý và hoạch định thông tin phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của quá trình tiếp cận và thu nhập thông tin. Ở mức độ tính toán và phân tích dữ liệu, nhà quản trị kỹ thuật sẽ sử dụng các thông tin đã được thu nhập để tiến hành tinh lọc, tính toán dựa trên các kỹ thuật quản lý và các phương pháp tính trong quản trị. Với thông tin từ những con số mang tính phân tích, tổng hợp, nhà quản lý sẽ tiến hành ra các quyết định.

Trong một doanh nghiệp, nhìn chung, các công việc cũng thường được phân công dựa trên cấu trúc của ba lớp quản lý thông tin trên. Ví dụ: Các nhân viên bán hàng, thu ngân, ghi sổ nhập-xuất kho,…là những người thuộc cấp độ: nhập thông tin; các nhân viên có nhiệm vụ tạo ra các báo cáo, các con số thống kê ở các phòng ban chức năng là những người thuộc cấp độ: tính toán, xử lý thông tin; các giám đốc chức năng, các thành viên của hội đồng quản trị, ban giám đốc là những người ở cấp độ cao nhất: phân tích, hoạch định.

Để có được một hệ thống hoạch định nguồn lực có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện giải quyết những vấn đề lớn: thứ nhất, tổ chức đánh giá và hệ thống lại các nguồn lực trong doanh nghiệp; thứ hai, xây dựng các qui trình làm việc có chất lượng; thứ ba, cần phải có một hệ thống phục vụ cho quá trình quản lý nguồn lực và xử lý dữ liệu. Nắm vững về hệ thống nguồn lực và phương cách xử lý các nguồn dữ liệu là một trong những yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn.

10/2007

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s