Phần mềm và vị trí quản lý

Trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, bất cứ vị trí làm việc nào, cũng đều đóng một vai trò quản lý nào đó. Tùy theo chức danh, trách nhiệm mà chức năng quản lý và tầm quan trọng của từng người sẽ khác nhau. Các giám đốc, trưởng phòng sẽ khác với những nhân viên kế toán, thống kê; những người này lại khác với nhân viên làm việc ở các phân xưởng sản xuất. Hiểu rõ được sự phân công quản lý trong doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình tin học hóa nói chung và vấn đề khai thác, sử dụng các sản phẩm phần mềm quản lý nói riêng.

Lãnh đạo và phần mềm quản lý

Lãnh đạo là người có quyền quyết định cũng như phải ra các quyết định kịp thời để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Vì tầm quan trọng và yêu cầu kịp thời trong công việc nên bên cạnh tư duy định tính, lãnh đạo cần thiết nhận được sự hỗ trợ của những giá trị, tham số mang tính định lượng để giúp các quyết định có căn cứ và chính xác hơn.

Trước đây, để có những con số định lượng đó, lãnh đạo sẽ nhận được từ cấp dưới những tập giấy tờ, trong đó chứa đựng các bản báo cáo, các biểu đồ phân tích, thống kê,… Bây giờ, cũng thế, nhưng trong thời đại CNTT, lãnh đạo sẽ (cần thiết) nhìn thấy những thông tin đó trên màn hình máy tính của mình!

Các phần mềm quản lý, sẽ giúp cho lãnh đạo nhìn thấy được những yêu cầu của mình. Vì thời gian hạn hẹp, trong khi công việc lại nhiều, nên lãnh đạo không thể bao quát hết những chi tiết, chức năng mà các phần mềm quản lý hỗ trợ (tất nhiên, làm thì vẫn được, tốt là đằng khác). Yêu cầu quan trọng nhất khi lãnh đạo sử dụng phần mềm quản lý đó là tiết kiệm thời gian và nhìn qua là biết ngay.

Chúng ta thử tổng hợp những quan sát và thao tác khi lãnh đạo sử dụng phần mềm quản lý:

  • Chủ yếu sử dụng các chức năng mang tính tổng hợp, bao quát: xem các báo cáo, hệ thống biểu đồ phân tích – thống kê…
  • Các chức năng mang tính trực quan, nhấp chuột gõ phím là hiển thị ngay, ít thao tác, vì thế những chức năng phải qua nhiều bước xử lý, lãnh đạo thường ít sử dụng.
  • Màn hình hiển thị lớn, rõ ràng, số liệu trình bày có thể giúp cho lãnh đạo nhìn được nhiều chiều, toàn cảnh!
  • Ít phải nhập thông tin, chủ yếu là nhìn thông tin, lãnh đạo thường hay dùng chuột, ít khi dùng bàn phím trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý.

Có thể không cần biết chi tiết các hoạt động của bộ phận kinh doanh, nhưng khi nhìn vào đường đồ thị mô tả doanh thu bán hàng trong một thời kỳ nào đó, lãnh đạo sẽ thấy được toàn cảnh hoạt động kinh doanh để đưa ra những quyết định hợp lý. Hoặc có thể, lãnh đạo sẽ đóng vai trò như một cấp dưới của mình, để xem lịch công tác, các công việc mà người đó đã làm để có thể biết rõ hơn nhân viên của mình,…Những phần mềm quản lý cần phải giúp cho lãnh đạo thấy được toàn cảnh, và khi cần có thể nắm được rõ ràng các chi tiết bên trong…

Nhân viên với các nghiệp vụ cụ thể

Các phần mềm quản lý, đặc biệt chú trọng đến các thao tác nghiệp vụ của các nhân viên. Đây là bộ phận tạo nên nguồn dữ liệu đầu vào cho các hệ thống phần mềm. Các chỉ tiêu phân tích, báo cáo đều xuất phát từ những dữ liệu cơ sở. Vì phạm vi quản lý của nhân viên thường chỉ gói gọn trong công việc của từng người hoặc nhiều lắm chỉ là một nhóm nhỏ, nên mỗi người thường chỉ sử dụng một số chức năng, nghiệp vụ nào đó trong hệ thống. Ví dụ: các nhân viên quản lý đơn hàng, sẽ thường làm việc với chức năng: nhập thông tin đơn hàng. Các nhân viên kế toán thì làm việc với các chức năng trong phân hệ kế toán, các nhân viên ở phân xưởng sản xuất thì ghi nhận quá trình thực hiện của các công đoạn sản xuất,…

Vì yêu cầu đầy đủ và chính xác của nguồn dữ liệu, nên việc ghi nhận thông tin của các nhân viên rất quan trọng. Các phần mềm quản lý cũng nên đáp ứng và hỗ trợ cho người dùng này những thao tác thuận tiện và phù hợp. Một số nét tổng quát về đặc điểm phần mềm quản lý mà nhân viên thường sử dụng:

  • Phù hợp, rõ ràng với các nghiệp vụ và công việc thường ngày của từng nhân viên
  • Bố trí màn hình hợp lý, làm sao để nhập dữ liệu thật nhanh và chính xác
  • Thể hiện đầy đủ những yêu cầu cần nhập dữ liệu, các thao tác chức năng hiển thị đầy đủ.
  • Ít sử dụng chuột mà sử dụng bàn phím nhiều

Một ví dụ thực tế, chúng ta thường thấy, đó là màn hình nhập dữ liệu các nhân viên bán hàng trong siêu thị, hay việc ghi nhận kết quả sản xuất của công nhân trong các phân xưởng. Màn hình rất đơn giản: chỗ để quẹt thẻ (mã vạch), ô dữ liệu mô tả số lượng rất lớn, hiển thị rõ ràng, hầu như tất cả đều được thao tác bằng chuột,…Đây là những điểm hết sức đơn giản nhưng mang lại nhiều lợi ích, vì những tác động tích cực của nó đối với công việc quản lý của nhân viên: đúng chức năng, vừa đủ và thuận tiện.

Các trưởng phòng, phụ trách bộ phận,…

Các trưởng, phó phòng; các quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất hay những người phụ trách một bộ phận nào đó, cách nhìn cũng như làm việc sẽ tương đối khác với những lãnh đạo cấp cao như các giám đốc chức năng hay các thành viên hội đồng quản trị. Vai trò quản lý của những người này thường giới hạn trong bộ phận, đơn vị của mình, dĩ nhiên, vẫn nên thấy hết toàn cảnh trong phạm vi quản lý của mình, đồng thời, cũng phải đảm bảo yêu cầu báo cáo, thực hiện những quyết định từ cấp trên.

Các trưởng phòng, phụ trách kỹ thuật, giống như một mắt xích quan trọng trong cơ cấu tổ chức, giữa lãnh đạo và số đông nhân viên trong doanh nghiệp. Việc sử dụng các phần mềm quản lý thường được yêu cầu chú trọng vào điểm này. Ví dụ: Vừa điều hành các hoạt động của đơn vị, vừa có thể tạo lập những bản báo cáo để gửi lên cấp trên. Do đó, những đặc điểm hỗ trợ cho những đối tượng người dùng này vừa tổng hợp những đặc điểm phần mềm mà người dùng là lãnh đạo, vừa có những đặc điểm của người dùng là các nhân viên làm việc trong các nghiệp vụ cụ thể.

Một nhóm người dùng có công việc đặc trưng hơn đó là đảm nhận nhiệm vụ tính toán dữ liệu, nghĩa là dựa vào nguồn dữ liệu nhận được ở khâu nhập dữ liệu, dựa trên các phương pháp tính, công cụ tính toán để tạo lập ra những dữ liệu mới, nhằm cung cấp theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo. Ví dụ: Nhân viên nhập dữ liệu sẽ nhập doanh số của từng sản phẩm, người phụ trách việc tính toán dữ liệu sẽ tạo nên một bảng dữ liệu mới, ở đó chứa đựng thông tin tổng doanh số hàng ngày của tất cả các mặt hàng,…

Để sử dụng phần mềm hiệu quả

Phần mềm quản lý, chỉ là công cụphương tiện mô tả hoặc hỗ trợ cho các thao tác nghiệp vụ, hoạt động chức năng trong các doanh nghiệp. Một điều bình thường là khi sử dụng một công cụ, phương tiện nào đó chúng ta thường quan tâm nhiều nhất ở điểm, nó làm được cái gì cho mình. Một sự thoả mãn ở điểm này sẽ giúp cho chúng ta thoải mái hơn khi tìm hiểu đến những khâu tiếp theo: làm như thế nào, và cách thức nó thể hiện ra sao. Khi tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý, chúng ta nên đặt mình vào vai trò của những vị trí làm việc có thật trong doanh nghiệp, ở đó mỗi người người có những cách tư duy, thao tác khác nhau. Sự phù hợp, vừa đủ và rõ ràng của phần mềm đối với quá trình sử dụng phần mềm của từng vị trí quản lý sẽ mang đến hiệu quả tốt hơn trong mỗi công việc.

08/2007

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s