Quản trị cơ sở dữ liệu trong một Doanh nghiệp Số

Cập nhật và xử lý thông tin là một yêu cầu không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Thông tin cần trao đổi phải nhanh chóng, hợp lý, dữ liệu cần cung cấp phải chính xác, có sức thuyết phục. Muốn thực hiện tốt vấn đề này, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống ghi chép, lưu trữ, xử lý, trình bày dữ liệu luôn ở trong tình trạng hoạt động tốt.

Cơ sở dữ liệu trong một “Doanh nghiệp Số”.

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống quản lý các thông tin về một chủ đề, một lĩnh vực nào đó, được tổ chức hợp lý để thiết lập một cơ sở cho các thủ tục trong những công việc như truy tìm thông tin, mô tả xu hướng của dữ liệu, thiết kế các bản báo cáo và trợ giúp ra các quyết định. Bất kỳ một hệ thống tổ chức thông tin nào phục vụ cho các mục đích này đều được coi là một CSDL, ngay cả trường hợp các thông tin đó không được lưu trữ trong máy tính. Thông tin thường được chia ra thành nhiều bản ghi (record) dữ liệu khác nhau, trên đó có một hay nhiều trường dữ liệu. Các thông tin liên quan với nhau, cùng mô tả một đối tượng có thực trong các hoạt động sản xuất-kinh doanh được sắp xếp trong từng nhóm dữ liệu. Có rất nhiều nhóm dữ liệu và các mối quan hệ để mô tả sự liên quan giữa chúng. Tất cả đều được sắp xếp, trình bày rõ ràng trong một CSDL.

image001

Ví dụ về mô hình kết nối dữ liệu trong một Doanh nghiệp Số

 

CSDL trong một Doanh nghiệp Số không nên là một tập hợp các tập hồ sơ, giấy tờ nằm chồng chất sau các cánh cửa tủ đã úa màu. Đó nên là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ một cách hợp lý trên các hệ thống máy tính. Trong một doanh nghiệp bình thường, một cái tủ đựng hồ sơ của Phòng Nhân sự cũng có thể coi là một CSDL. Bạn sẽ không hề ngạc nhiên, khi thông tin nằm trong những tủ hồ sơ đó lại được tổ chức hợp lý, lưu trữ an toàn trên hệ thống máy tính của một Doanh nghiệp Số và khi cần, chúng sẽ được hiển thị rất gọn gàng, rõ ràng trên những màn hình máy tính cá nhân,…Dĩ nhiên, từ đây, sự tiện lợi cũng như chất lượng quản lý của doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Yêu cầu đầu tiên của hệ thống CSDL là phải ghi nhận toàn bộ thông tin đã và đang nảy sinh trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải có khả năng cập nhật, đổi mới cho phù hợp với những thông tin sẽ xuất hiện trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hệ thống CSDL phải được tổ chức tốt, mức độ an toàn cao và nhanh chóng, chính xác trong các quá trình trao đổi thông tin. Thứ ba, thông tin lưu trữ trong CSDL phải gọn gàng, rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng đối với người quản lý. Tuy nhiên, CSDL sẽ chỉ là một cái thùng rỗng hoặc sẽ là một mớ thông tin hỗn độn và chẳng có ích gì nếu không có công việc của người quản lý tham gia vào.

Công việc của người quản lý

Đứng trên góc độ quản lý CSDL thì những nhân viên ghi sổ bán hàng, nhân viên phân tích tài chính, giám đốc kinh doanh,…tất cả đều là người quản lý. Khả năng xử lý dữ liệu cũng như cấp độ quản lý thông tin sẽ tương đối khác nhau đối với mỗi cá nhân trong một doanh nghiệp. Để thông tin được cập nhật, lưu trữ và sử dụng có hiệu quả, doanh nghiệp nên tiến hành phân cấp, phân nhóm khi làm việc với CSDL. Phân cấp: Nhập dữ liệu (các nhân viên bán hàng, thủ quỹ, giao nhận,…); Tính toán, xử lý dữ liệu (nhân viên phân tích tài chính, tính lương, thống kê kho,…) ; Phân tính, tổng hợp dữ liệu, ra quyết định (Các giám đốc chức năng, thành viên HĐQT,…). Phân nhóm: nên phân theo từng phòng, ban, bộ phận chức năng, đặc biệt chú ý đến vấn đề trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận.

Để CSDL của doanh nghiệp luôn nằm trong tình trạng sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu quản lý. Bên cạnh việc tổ chức (phân cấp, phân nhóm) quản lý CSDL, doanh nghiệp nên có một bộ phận đảm trách kỹ thuật chuyên môn về CSDL. Bộ phận này sẽ tổ chức nơi lưu trữ CSDL, sao chép, sắp xếp, phân cấp quyền sử dụng thông tin chứa trong CSDL cho các nhân viên. Theo thời gian, lượng thông tin lưu trữ trong CSDL sẽ tăng lên, tốc độ xử lý dữ liệu sẽ chậm hơn. Các nhân viên bán hàng, không hiểu tại sao nhập và lưu dữ liệu mất thời gian hơn, giám đốc tài chính phải chờ lâu hơn mới xem được một báo cáo thu chi của tháng vừa rồi,… Đó là những tình trạng thường xảy ra ở các doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động của hệ thống CSDL. Mặc dù các nhân viên kỹ thuật đã cố gắng hết sức để tinh lọc, dọn dẹp dữ liệu không cần thiết nhưng tốc độ xử lý vẫn rất chậm. Cần có thêm sự thay đổi?!

Các phương tiện hỗ trợ

Hệ quản trị Cơ Sở Dữ Liệu

Thuật ngữ Hệ quản trị CSDL (Database Management System) sẽ không còn xa lạ trong một Doanh nghiệp Số. Hệ quản trị CSDL là một chương trình máy tính dùng để tổ chức dữ liệu trong một CSDL, có khả năng lưu trữ, sắp xếp, truy tìm thông tin đồng thời hỗ trợ người sử dụng có thể lập trình theo những yêu cầu riêng, dựa trên một cấu trúc ngôn ngữ đi kèm. Ngày nay, thị trường của các sản phẩm về Hệ quản trị CSDL đã trở nên rất đa dạng. Access, Microsoft Foxpro, SQL Server của Microsoft; Oracle của Oracle Corporation; DB2 của IBM; InterBase của Borland,…Sự mạnh mẽ của Microsoft đã khiến cho bất cứ sản phẩm nào được đặt dưới cái tên của họ đều gây được rất nhiều sự chú ý. Bóng dáng của những Access hoặc Microsoft Foxpro có mặt ở hầu hết trên màn hình máy tính của các công ty. Không phải Access hay Microsoft Foxpro là những sản phẩm tốt nhất trong các Hệ quản trị CSDL mà trước hết đó là sự tích hợp dễ dàng của chúng đối với các thế hệ của hệ điều hành Windows. Thứ nữa, là chúng dễ dàng sử dụng cho những nhân viên không phải là chuyên gia về công nghệ thông tin, giá rẻ.

SQL Server, Oracle,… là những Hệ quản trị CSDL đa năng hơn, và tất nhiên sẽ quản lý hệ thống dữ liệu một cách toàn diện hơn những Access hay Microsoft Foxpro. Với mức giá khá cao và đòi hỏi sự đầu tư về nhân lực, công nghệ, nên các hệ quản trị CSDL này thường chỉ thích hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn.

Ngày nay, một xu hướng mới trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển các ứng dụng của công nghệ thông tin đó là xu hướng mở rộng các dự án được phát triển với sự tham gia của nhiều người. Các sản phẩm cũng như kỹ thuật, công nghệ kiến tạo nên sản phẩm đó sẽ được cung cấp miễn phí (một số thuật ngữ mô tả cho xu hướng này: free software (phần mềm miễn phí) hay open source code (mã nguồn mở)…). Theo đó, trong quá trình phát triển các ứng dụng về Hệ quản trị CSDL, đã xuất hiện ngày càng nhiều các Hệ quản trị CSDL được phát triển theo xu hướng mã nguồn mở. Ví dụ: FireBird, MySQL,…Lúc này, các doanh nghiệp khi lựa chọn Hệ quản trị CSDL có thể sẽ bớt đi nỗi lo về chi phí bản quyền, tuy nhiên để phát triển các ứng dụng theo xu hướng đó không phải là một sớm một chiều mà đòi hỏi công sức, thời gian cũng như kiến thức rất nhiều về công nghệ thông tin của các nhân viên. Vì vậy, khi doanh nghiệp tiến hành mua và sử dụng một Hệ quản trị CSDL, doanh nghiệp nên quan tâm đến những yếu tố căn bản sau:

  • Phải phù hợp với phạm vi và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
  • Ðảm bảo tính an toàn và bảo mật của hệ thống dữ liệu.
  • Thuận lợi trong việc kết nối và tương tác với các ứng dụng công nghệ thông tin khác như: mạng, hệ thống máy tính, các phần mềm liên quan,…
  • Tối ưu các chi phí về bản quyền sử dụng, đào tạo, chuyển giao,…
  • Có khả năng mở rộng và phát triển theo yêu cầu của người sử dụng.

Phần mềm chuyên dụng

Sự phát triển của công nghệ thông tin cùng với sự tác động tích cực của nó đến các quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, đã giúp cho doanh nghiệp có thêm nhiều nhà tư vấn đắc lực hơn. Các phần mềm hỗ trợ sản xuất kinh doanh, bên cạnh việc cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ thuận tiện hơn trong quá trình xử lý dữ liệu, còn là một người tư vấn cho doanh nghiệp về việc sử dụng Hệ quản trị CSDL. Bởi khi nghiên cứu và phát triển các phần mềm hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh, các nhà cung cấp giải pháp đã tính đến những điểm mạnh, điểm yếu của các Hệ quản trị CSDL sẽ được tích hợp với các sản phẩm của họ. Người sử dụng, lúc này, sẽ ít lo lắng hơn khi đứng trước những câu hỏi về việc tối ưu hệ thống quản trị CSDL của mình.

Máy chủ, máy trạm, mạng máy tính,…

Đây là những phương tiện cần phải có trong một Doanh nghiệp Số. Các máy chủ (Servers) dùng làm nơi lưu trữ CSDL, các máy trạm (Clients) phục vụ cho việc sử dụng dữ liệu của người quản lý, mạng máy tính (Network) giúp cho quá trình trao đổi dữ liệu diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn,…ngoài ra hệ thống các máy in, máy quét, và những phương tiện cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong vấn đề quản trị CSDL. Trong một Doanh nghiệp Số sự kết hợp hài hòa giữa các phương tiện sẽ tăng hiệu quả quản lý lên rất nhiều. Một Hệ quản trị CSDL tốt, chạy trên nền một hệ thống máy chủ mạnh, ổn định, an toàn kết hợp với các máy trạm có cấu hình hợp lý, màn hình đẹp và một hệ thống mạng có chất lượng để nối kết các phương tiện lại thành một hệ thống thống nhất, khi đó, người quản lý sẽ làm việc tốt hơn, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn…

Quản trị CSDL là một vấn đề hết sức quan trọng và cũng như một yêu cầu cần phải có đối với các doanh nghiệp. Hoàn thiện và tối ưu hệ thống CSDL là một trong những thước đo của sự phát triển công nghệ thông tin và cũng là yếu tố căn bản để đo lường hiệu quả kinh tế trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể xem CSDL là một trong những nền tảng cơ bản cho việc phát triển các ứng dụng tin học trong một Doanh nghiệp Số.

06/2006

Mai Thế Hùng

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s